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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:38
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 10:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -63,7 +63,9 @@
63 63  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 64  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65 65  )))
66 +)))
66 66  
68 +(((
67 67  == Depuis la table Entrées ==
68 68  
69 69  * Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -88,11 +88,107 @@
88 88  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
89 89  )))
90 90  
91 -= =
93 += Renseigner une nouvelle acquisition =
92 92  
93 -= =
95 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
94 94  
97 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
95 95  
100 +== Choix de la grille de saisie ==
101 +
102 +Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
103 +
104 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108 +
109 +[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +(% class="box warningmessage" %)
113 +(((
114 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 +)))
120 +
121 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 +
123 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 +
125 +(% class="box infomessage" %)
126 +(((
127 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 +)))
129 +
130 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131 +
132 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 +
134 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 +
137 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 +
139 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 +)))
141 +
142 +(((
143 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146 +
147 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148 +
149 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
150 +
151 +[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
155 +
156 +Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
157 +
158 +Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
159 +
160 +Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
161 +
162 +Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
163 +
164 +Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
165 +
166 +Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
167 +
168 +Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
169 +
170 +L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
171 +
172 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
174 +
175 +Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
176 +
177 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
180 +
181 +En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
182 +
183 +Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
184 +
185 +Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
186 +
187 +* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
188 +* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
189 +* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
190 +
191 +Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
192 +
193 +
96 96  
97 97  )))
98 98  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -200,21 +200,4 @@
200 200  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
201 201  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
202 202  
203 -= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
204 -
205 -Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 -Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 -
208 -Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 -
210 -== Choix de la grille de saisie ==
211 -
212 -Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 -
214 -* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 -Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 -Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 -
218 -[[image:1753173299278-729.png]]
219 -
220 -
301 += =
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