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A quoi servent les entrées ? Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse : d’un achat, d’un don, d’un legs, d’un dépôt, d’un transfert, d’une saisie, d'une provenance inconnue, ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés). Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée. Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire. Ces notices jouent un rôle essentiel pour : Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique, Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.), Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...), Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration, Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels. Une notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot. Dès qu’un ou plusieurs biens sont nouvellement intégrés ou régularisés, une notice d’entrée est indispensable pour garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien. Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat". Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don". Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt". Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert". Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue". Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif". La table des entrées est une table scientifique et historique, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais ne remplace pas la saisie dans les registres réglementaires (biens affectés aux collections ou biens reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables. Comment créer une notice Entrée ? Bonnes pratiques Choisir précisément le type d’entrée selon le contexte global : acquisition, dépôt, transfert, origine inconnue, ou inventaire rétrospectif. Ne pas confondre le type d’entrée (qui correspond au statut administratif ou juridique du lot) avec le mode d’acquisition (qui précise s’il s’agit d’un achat, d’un don, d’un legs, etc.). Grouper dans une même notice les informations communes à un lot d’acquisition ou de dépôt. Respecter la charte de saisie du SMF : les grilles de Flora sont alignées avec la Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France, dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs. Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt. Ne pas réutiliser une même notice entrée pour des actes d’origine ou de statut juridique différents. Depuis la table Entrées Cliquez sur l'icône de création Depuis le tableau de bord  Cliquez sur l'icône de création A la volée depuis une notice principale Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien Particularités de la création à la volée : une fois la personne enregistrée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité sans interrompre la saisie principale.

Dépôts

Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :

Exemple Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).

Inventaire rétrospectif

Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.

Origine inconnue

Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.

Lier des documents et unités d'archives

Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).

Suivre l'état d'avancement du dossier

En lien avec la gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt, il est possible de suivre l'avancement du dossier via le champ état d'avancement de la saisie, sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.

Changer l'état d'avancement en :

• Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
• Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.

Transfert de propriété

Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération.

Cas particulier : gestion des dépôts de fouille

Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.

Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).

Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).

Exemple (accéder à l'article sur le blog joconde télécharger l'article en pdf)

Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif

Une entrée de type Inventaire rétrospectif est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien déjà présent dans les collections, mais jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée.
Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.

Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’officialiser la présence du bien dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Inventaire rétrospectif, une grille spécifique est proposée :

• Grille "Inventaire rétrospectif" :
  Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
  Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).