Saisir une Entrée

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(% class="wikigeneratedid" %)

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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La table des Entrées permet de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les actes par lesquels des biens intègrent les collections.

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Chaque notice d’entrée correspond à un lot cohérent de biens accompagné d’informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières.

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Elle constitue une étape essentielle pour garantir la traçabilité des objets et leur intégration dans les registres réglementaires du musée.

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)))

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= À quoi servent les entrées ? =

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Les entrées permettent de formaliser tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :

* d’un **achat**,

* d’un **don**,

* d’un **legs**,

* d’un **dépôt**,

* d’un **transfert**,

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* d’une **saisie**,

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* **d'une provenance inconnue**,

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* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

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Chaque notice d’entrée consigne l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée.

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Une notice d’entrée est indispensable dès qu’un ou plusieurs biens sont intégrés ou régularisés, même lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.

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Cette intégration peut être provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.

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Les entrées concernent donc tous les contextes dans lesquels un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi :

* administratif,

* juridique,

* documentaire,

* réglementaire.

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

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* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,

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* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),

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* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...),

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* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,

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* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

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(% class="box warningmessage" %)

(((

Attention

Une notice d’entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.

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La table des Entrées est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle documente les actes d’intégration mais **ne se substitue pas aux registres réglementaires** (biens affectés ou reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.

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)))

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>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.

57

>(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.

58

>(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.

59

>(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.

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>(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.

61

>(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.

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= Comment créer une notice Entrée ? =

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(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* Choisir avec précision le **type d’entrée** (acquisition, dépôt, transfert, etc.) selon le **contexte administratif ou juridique global**.

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* Ne pas confondre **type d’entrée** (statut global) et **mode d’acquisition** (achat, don, legs...).

71

* Regrouper dans une même notice les **informations communes** à un lot de biens.

72

* Se référer à la **charte de saisie du SMF** : les grilles sont alignées avec la [[Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]].

73

* Créer systématiquement une notice d’entrée pour chaque bien patrimonial.

74

* Ne jamais réutiliser une notice d’entrée pour des actes de nature différente.

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)))

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== Depuis la table Entrées ==

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Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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83

== Depuis le tableau de bord ==

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85

Cliquez sur l'icône de **création**

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87

[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

88

89

== A la volée depuis une notice principale ==

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Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien.

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93

Une fois la notice créée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice principale que vous étiez en train de compléter.

94

Cette méthode permet de créer une entrée sans interrompre la saisie en cours.

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96

[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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1. **Choisir la grille de saisie**

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1. **Remplir les champs** de la grille

103

1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**

104

1. **Enregistrer la notice**

105

1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.

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107

[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Lier une entrée à un bien =

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== Créer un bien depuis l'entrée ==

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Depuis une notice d’entrée enregistrée, vous pouvez créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées.

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116

Cette méthode permet d’assurer un lien cohérent et fiable entre le bien et son acte d’entrée.

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1. Accéder à la notice d’entrée : accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.

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1. Cliquer sur l’icône de création de bien : dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.

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1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**

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1. Compléter la notice de bien : les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée ; ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie. :

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* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),

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* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,

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* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,

126

* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.

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(% start="5" %)

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1. Compléter le **numéro d’inventaire**, généré automatiquement à partir du numéro d’entrée (ex : 1996.10 → à compléter en 1996.10.1)

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1. Finaliser la saisie du bien (titre, description, datation, etc.).

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1. Enregistrer : le bien est alors visible depuis la notice d’entrée, dans le champ “Biens liés”.

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[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Lier une entrée existante depuis un bien ==

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Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.

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1. Accéder à la notice de bien concernée

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1. Localiser le champ **Entrée** dans le formulaire

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1. Cliquer sur l’icône de recherche (loupe) : une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante

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1. Sélectionner une notice d’entrée existante via les filtres de recherche :

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1. Valider : le lien est automatiquement établi.

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[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**