A quoi servent les entrées ?

Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :

• d’un achat,
• d’un don,
• d’un legs,
• d’un dépôt,
• d’un transfert,
• d’une saisie,
• d'une provenance inconnue,
• ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.

Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire.

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

• Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
• Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
• Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
• Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
• Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat".
Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don".
Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt".
Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert".
Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue".
Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".

Comment créer une notice Entrée ?

Depuis la table Entrées

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Depuis le tableau de bord

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A la volée depuis une notice principale

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Renseigner une nouvelle acquisition

Une entrée de type Acquisition est utilisée pour documenter tout acte d’intégration définitive d’un bien dans les collections, que ce soit par achat, don, legs, saisie, etc.

Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
Elle constitue à ce titre un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés aux collections, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

• Grille "Acquisition – complète" :
  Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
• Grille "Registre – Acquisition" :
  Se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire, avec une identification claire des champs obligatoires.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

Génération standard du numéro d’entrée

Par défaut, le champ « Numéro d’entrée » est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :

• Année d’inscription au registre (année de l’acte d’acquisition),
• Numéro de lot (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le numéro d’inventaire, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si vous ne souhaitez pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Acquisition, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.

Il est essentiel de renseigner la date d’acquisition, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la date d’affectation ou la date d’entrée matérielle renseignées dans la notice de bien.

Le mode d’acquisition (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au donateur ou au vendeur, ainsi que ceux concernant le musée acquéreur, le service acquéreur ou la commune du musée, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.

Le nombre d’objets doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.

Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le prix d’acquisition peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.

Les éléments contractuels doivent également être renseignés : type d’acte d’acquisition (achat notarié, lettre de don, etc.), référence de l’acte, et date de signature. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la mention des concours publics permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.

Enfin, le statut juridique du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.

L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des liens vers d’autres notices documentaires, notamment dans les tables Archives ou Autres documents, afin d’y associer les pièces justificatives de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).

Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition

En lien avec la gestion des commissions d’acquisition (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier avant ou après la décision de la commission grâce au champ « État d’avancement de la saisie » présent dans la notice d’entrée.

Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies en amont des commissions : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.

Trois valeurs peuvent être sélectionnées :

• Attente validation proposition : le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
• Accepté : indique que la commission a validé l’acquisition.
• Refusé : indique que la commission a rendu un avis défavorable.

Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.