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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
Depuis la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:38
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 09:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -63,7 +63,9 @@
63 63  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 64  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65 65  )))
66 +)))
66 66  
68 +(((
67 67  == Depuis la table Entrées ==
68 68  
69 69  * Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -88,11 +88,66 @@
88 88  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
89 89  )))
90 90  
91 -= =
93 += Renseigner une nouvelle acquisition =
92 92  
93 -= =
95 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
94 94  
97 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
95 95  
100 +== Choix de la grille de saisie ==
101 +
102 +Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
103 +
104 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108 +
109 +[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +(% class="box warningmessage" %)
113 +(((
114 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 +)))
120 +
121 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 +
123 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 +
125 +(% class="box infomessage" %)
126 +(((
127 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 +)))
129 +
130 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131 +
132 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 +
134 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 +
137 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 +
139 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 +)))
141 +
142 +(((
143 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146 +
147 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148 +
149 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
150 +
151 +[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
96 96  
97 97  )))
98 98  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -99,12 +99,71 @@
99 99  
100 100  )))
101 101  
159 +La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
102 102  
161 +* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
162 +* l'**année d'entrée**
163 +* le **numéro de lot**
103 103  
165 +OU
104 104  
105 -== ==
167 +* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
106 106  
169 +De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
107 107  
171 +
172 +(% class="box infomessage" %)
173 +(((
174 +Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
175 +Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
176 +)))
177 +
178 += Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
179 +
180 +[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +
182 +
183 +[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
184 +
185 +
186 +(% class="box infomessage" %)
187 +(((
188 +**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
189 +
190 +
191 +Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
192 +)))
193 +
194 += Grilles de saisie =
195 +
196 +== Grille standard ==
197 +
198 +
199 +Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
200 +
201 +[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 +
203 +
204 +[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +
206 +
207 +== Acquisitions ==
208 +
209 +
210 +Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
211 +
212 +[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 +
214 +
215 +[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 +
217 +[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +
219 +
220 +(% class="wikigeneratedid" %)
221 +Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
222 +
223 +
108 108  == Dépôts ==
109 109  
110 110  
... ... @@ -200,21 +200,4 @@
200 200  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
201 201  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
202 202  
203 -= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
204 -
205 -Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 -Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 -
208 -Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 -
210 -== Choix de la grille de saisie ==
211 -
212 -Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 -
214 -* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 -Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 -Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 -
218 -[[image:1753173299278-729.png]]
219 -
220 -
319 += =
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