Saisir une Entrée

Version 6.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 09:59

Versions 3.5 et ultérieurs

A quoi servent les entrées ?

Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :

d’un achat,
d’un don,
d’un legs,
d’un dépôt,
d’un transfert,
d’une saisie,
d'une provenance inconnue,
ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.

Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire.

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

Une notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.

Dès qu’un ou plusieurs biens sont nouvellement intégrés ou régularisés, une notice d’entrée est indispensable pour garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.

Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat".
Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don".
Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt".
Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert".
Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue".
Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".

La table des entrées est une table scientifique et historique, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais ne remplace pas la saisie dans les registres réglementaires (biens affectés aux collections ou biens reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.

Comment créer une notice Entrée ?

Bonnes pratiques

Choisir précisément le type d’entrée selon le contexte global : acquisition, dépôt, transfert, origine inconnue, ou inventaire rétrospectif.
Ne pas confondre le type d’entrée (qui correspond au statut administratif ou juridique du lot) avec le mode d’acquisition (qui précise s’il s’agit d’un achat, d’un don, d’un legs, etc.).
Grouper dans une même notice les informations communes à un lot d’acquisition ou de dépôt.
Respecter la charte de saisie du SMF : les grilles de Flora sont alignées avec la Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France, dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
Ne pas réutiliser une même notice entrée pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.

Depuis la table Entrées

Cliquez sur l'icône de création

Depuis le tableau de bord

Cliquez sur l'icône de création

A la volée depuis une notice principale

Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien

Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale

Particularités de la création à la volée : une fois la personne enregistrée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité sans interrompre la saisie principale.

Renseigner une nouvelle acquisition

Une entrée de type Acquisition est utilisée pour documenter tout acte d’intégration définitive d’un bien dans les collections, que ce soit par achat, don, legs, saisie, etc.

Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
Elle constitue à ce titre un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés aux collections, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

Grille "Acquisition – complète" :
Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
Grille "Registre – Acquisition" :
Se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire, avec une identification claire des champs obligatoires.

Attention à bien choisir sa grille de saisie
Le choix de la grille est important, car il conditionne les champs visibles et accessibles dans le formulaire.
Mais surtout : chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique.
Par exemple, une grille de type Dépôt ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’Acquisition : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est définitivement acquis ou reçu temporairement.
Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Génération standard du numéro d’entrée

Par défaut, le champ « Numéro d’entrée » est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :

Année d’inscription au registre (année de l’acte d’acquisition),
Numéro de lot (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le numéro d’inventaire, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :

Exemple de génération du numéro d'entrée

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si vous ne souhaitez pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel

La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur le numéro d'entrée qui concaténera :

le type d'entrée (D pour dépôt)
l'année d'entrée
le numéro de lot

le champ numéro d'entrée manuel, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).

De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées des différents musées hébergés dans une même application Flora (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).

Ne pas confondre la table des entrées qui est une table scientifique et historique (donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.

Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié

Raccourci de saisie des biens dans les entrées

Le bouton permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.

Grilles de saisie

Grille standard

Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.

Acquisitions

Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser la grille minimale pour registre. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.

Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :

Dépôts

Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :

Exemple Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).

Inventaire rétrospectif

Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.

Origine inconnue

Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.

Lier des documents et unités d'archives

Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).

Suivre l'état d'avancement du dossier

En lien avec la gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt, il est possible de suivre l'avancement du dossier via le champ état d'avancement de la saisie, sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.

Changer l'état d'avancement en :

Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.

Transfert de propriété

Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération.

Cas particulier : gestion des dépôts de fouille

Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.

Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).

Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).

Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.

Exemple (accéder à l'article sur le blog joconde télécharger l'article en pdf)