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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 10:24
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sur 2025/07/22 11:31
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
91 91  )))
92 92  
93 -= Renseigner une nouvelle acquisition =
93 += Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition =
94 94  
95 95  Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
96 96  
... ... @@ -178,7 +178,7 @@
178 178  
179 179  == Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
180 180  
181 -En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
181 +En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
182 182  
183 183  Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
184 184  
... ... @@ -190,7 +190,197 @@
190 190  
191 191  Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
192 192  
193 +[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
195 += Renseigner une entrée pour une origine inconnue =
196 +
197 +Une entrée de type **Origine inconnue** est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens **présents dans les collections** sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.
198 +
199 +Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de **rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires**, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.
200 +
201 +Elle est utilisée principalement dans les cas de :
202 +
203 +* biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),
204 +* objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,
205 +* reprises de collections historiques mal documentées.
206 +
207 +== Choix de la grille de saisie ==
208 +
209 +Lors de la création d’une entrée de type **Origine inconnue**, une grille spécifique est proposée en standard :
210 +
211 +* **Grille "Registre – Origine inconnue"**
212 +Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
213 +Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.
214 +
215 +[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175235157-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 +
217 +(% class="box warningmessage" %)
218 +(((
219 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
220 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
221 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
222 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
223 +)))
224 +
225 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
226 +
227 +Le champ **« Numéro d’entrée »** est **obligatoire**, même dans le cas d’une entrée de type **Origine inconnue**. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.
228 +
229 +Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un **numéro d’inventaire attribué historiquement**, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc **compléter a posteriori la documentation réglementaire**, sans remettre en cause l’inventaire existant.
230 +
231 +**Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée** : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.
232 +
233 +(% class="box infomessage" %)
234 +(((
235 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
236 +)))
237 +
238 +(((
239 +=== (% id="cke_bm_668454S" style="display:none" %) (%%)Génération standard du numéro d’entrée ===
240 +
241 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
242 +
243 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
244 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
245 +
246 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
247 +
248 +>(% class="small" %)Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :
249 +)))
250 +
251 +(((
252 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753174282518-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 +
254 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
255 +
256 +Si le numéro d'inventaire de l'objet **n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
257 +
258 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
259 +
260 +[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753174411865-731.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +)))
262 +
263 +== Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ? ==
264 +
265 +Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’**enrichir la notice d’entrée** en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :
266 +
267 +Un **champ de description libre** permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :
268 +
269 +* éléments contextuels observés lors du récolement,
270 +* hypothèses sur la provenance,
271 +* mention d’un ancien marquage,
272 +* ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.
273 +
274 +Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type **Origine inconnue** :
275 +
276 +* des **documents** (table //Autres documents//) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,
277 +* des **unités d’archives** : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,
278 +* des **notices Photothèque** : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),
279 +* des **notices Bibliographie** : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,
280 +* des **notices Vidéo/Son** : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.
281 +
282 +Ces liaisons permettent de **regrouper toutes les informations et indices disponibles** pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.
283 +
284 +Elles contribuent à **documenter la régularisation** de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.
285 +
286 += Renseigner une entrée pour un dépôt entrant =
287 +
288 +Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
289 +
290 +Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
291 +
292 +== Choix de la grille de saisie ==
293 +
294 +Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
295 +
296 +* **Grille "Registre – Dépôt"**
297 +Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
298 +
299 +[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
301 +(% class="box warningmessage" %)
302 +(((
303 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
304 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
305 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
306 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
307 +\\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
308 +Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
309 +)))
310 +)))
311 +
312 +(((
313 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
314 +
315 +Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
316 +
317 +Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
318 +vous pouvez utiliser **la génération automatique** ou **le champ manuel**, selon la logique de numérotation de l’établissement.
319 +
320 +(% class="box infomessage" %)
321 +(((
322 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
323 +)))
324 +
325 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
326 +
327 +
328 +Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :
329 +
330 +* l’**année d’inscription au registre**, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
331 +* le **champ “D automatique”**, qui ajoute automatiquement la lettre **D** pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
332 +* le **numéro de lot**, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.
333 +
334 +Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
335 +
336 +>(% class="small" %)Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
337 +
338 +[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 +
340 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
341 +
342 +Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.
343 +
344 +[[Utilisation du numéro d'entée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +== Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? ==
347 +
348 +Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
349 +
350 +Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
351 +
352 +Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.
353 +
354 +Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.
355 +
356 +Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
357 +
358 +Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
359 +
360 +L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
361 +
362 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
363 +
364 +
365 +Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
366 +
367 +Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
368 +
369 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +
371 +== Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt ==
372 +
373 +Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).
374 +
375 +Trois statuts sont proposés :
376 +
377 +* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
378 +* **Accepté** : le dépôt a été validé.
379 +* **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.
380 +
381 +Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.
382 +
383 +
194 194  
195 195  )))
196 196  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -298,4 +298,21 @@
298 298  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
299 299  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
300 300  
301 -= =
491 += Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
492 +
493 +Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
494 +Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
495 +
496 +Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
497 +
498 +== Choix de la grille de saisie ==
499 +
500 +Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
501 +
502 +* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
503 +Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
504 +Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
505 +
506 +[[image:1753173299278-729.png]]
507 +
508 +
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