A quoi servent les entrées ?

Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :

• d’un achat,
• d’un don,
• d’un legs,
• d’un dépôt,
• d’un transfert,
• d’une saisie,
• d'une provenance inconnue,
• ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.

Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire.

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

• Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
• Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
• Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
• Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
• Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat".
Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don".
Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt".
Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert".
Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue".
Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".

Comment créer une notice Entrée ?

Depuis la table Entrées

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Depuis le tableau de bord

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A la volée depuis une notice principale

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Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition

Une entrée de type Acquisition est utilisée pour documenter tout acte d’intégration définitive d’un bien dans les collections, que ce soit par achat, don, legs, saisie, etc.

Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
Elle constitue à ce titre un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés aux collections, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

• Grille "Acquisition – complète" :
  Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
• Grille "Registre – Acquisition" :
  Se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire, avec une identification claire des champs obligatoires.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

Génération standard du numéro d’entrée

Par défaut, le champ « Numéro d’entrée » est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :

• Année d’inscription au registre (année de l’acte d’acquisition),
• Numéro de lot (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le numéro d’inventaire, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si vous ne souhaitez pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Acquisition, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.

Il est essentiel de renseigner la date d’acquisition, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la date d’affectation ou la date d’entrée matérielle renseignées dans la notice de bien.

Le mode d’acquisition (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au donateur ou au vendeur, ainsi que ceux concernant le musée acquéreur, le service acquéreur ou la commune du musée, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.

Le nombre d’objets doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.

Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le prix d’acquisition peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.

Les éléments contractuels doivent également être renseignés : type d’acte d’acquisition (achat notarié, lettre de don, etc.), référence de l’acte, et date de signature. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la mention des concours publics permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.

Enfin, le statut juridique du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.

L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des liens vers d’autres notices documentaires, notamment dans les tables Archives ou Autres documents, afin d’y associer les pièces justificatives de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).

Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition

En lien avec la gestion des commissions d’acquisition, Flora permet de suivre l’état d’un dossier avant ou après la décision de la commission grâce au champ « État d’avancement de la saisie » présent dans la notice d’entrée.

Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies en amont des commissions : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.

Trois valeurs peuvent être sélectionnées :

• Attente validation proposition : le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
• Accepté : indique que la commission a validé l’acquisition.
• Refusé : indique que la commission a rendu un avis défavorable.

Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.

Renseigner une entrée pour une origine inconnue

Une entrée de type Origine inconnue est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens présents dans les collections sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.

Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.

Elle est utilisée principalement dans les cas de :

• biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),
• objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,
• reprises de collections historiques mal documentées.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Origine inconnue, une grille spécifique est proposée en standard :

• Grille "Registre – Origine inconnue"
  Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
  Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.

Renseigner le numéro d'entrée

Le champ « Numéro d’entrée » est obligatoire, même dans le cas d’une entrée de type Origine inconnue. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.

Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un numéro d’inventaire attribué historiquement, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc compléter a posteriori la documentation réglementaire, sans remettre en cause l’inventaire existant.

Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si le numéro d'inventaire de l'objet n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ?

Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice d’entrée en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :

Un champ de description libre permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :

• éléments contextuels observés lors du récolement,
• hypothèses sur la provenance,
• mention d’un ancien marquage,
• ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.

Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type Origine inconnue :

• des documents (table Autres documents) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,
• des unités d’archives : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,
• des notices Photothèque : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),
• des notices Bibliographie : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,
• des notices Vidéo/Son : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.

Ces liaisons permettent de regrouper toutes les informations et indices disponibles pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.

Elles contribuent à documenter la régularisation de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.

Renseigner une entrée pour un dépôt entrant

Une entrée de type Dépôt est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement à long terme, sans transfert de propriété.

Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au registre des biens reçus en dépôt.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Dépôt, une grille spécifique est proposée en standard :

• Grille "Registre – Dépôt"
  Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est obligatoire. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.

Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
vous pouvez utiliser la génération automatique ou le champ manuel, selon la logique de numérotation de l’établissement.

Génération standard du numéro d’entrée

Le champ « Numéro d’entrée » est généré automatiquement à partir de la concaténation de trois éléments :

• l’année d’inscription au registre, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
• le champ “D automatique”, qui ajoute automatiquement la lettre D pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
• le numéro de lot, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.

Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.

Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le champ "Numéro d’entrée (manuel)". Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.

Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Dépôt, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.

Il est essentiel de renseigner la date de prise en charge, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.

Le déposant doit obligatoirement être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La commune du déposant permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.

Le musée dépositaire désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le nombre d’objets doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.

Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : type d’acte de dépôt (convention, contrat spécifique…), référence de l’acte (numéro ou identifiant interne), et date de signature. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.

Enfin, il est possible d’indiquer des informations complémentaires sur l’origine des biens : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.

L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.

Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de liens documentaires permettant de conserver une trace des pièces justificatives associées au dépôt.

Il est possible de lier à la notice d’entrée des documents administratifs (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table Autres documents, ou des documents issus de fonds structurés via la table Archives. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.

Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt

Le champ « État d’avancement de la saisie » peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).

Trois statuts sont proposés :

• Attente validation proposition : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
• Accepté : le dépôt a été validé.
• Refusé : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.

Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.