Modifications pour le document Saisir une Entrée

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -118,7 +118,7 @@
118	118	**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119	119	)))
120	120
121		-== Renseigner le numéro d'entrée ==
	121	+== Renseigner le numéro d'entrée ==
122	122
123	123	Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124	124
...	...	@@ -127,7 +127,7 @@
127	127	**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128	128	)))
129	129
130		-=== Génération standard du numéro d’entrée ===
	130	+=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131	131
132	132	Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133	133
...	...	@@ -142,7 +142,7 @@
142	142	(((
143	143	[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144	144
145		-=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
	145	+=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146	146
147	147	Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148	148
...	...	@@ -150,59 +150,77 @@
150	150
151	151	[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152	152
	153	+
	154	+)))
	155	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	156	+
	157	+)))
153	153
154		-== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
	159	+La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
155	155
156		-Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
	161	+* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
	162	+* l'**année d'entrée**
	163	+* le **numéro de lot**
157	157
158		-Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
	165	+OU
159	159
160		-Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
	167	+* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
161	161
162		-Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
	169	+De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
163	163
164		-Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
165	165
166		-Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
	172	+(% class="box infomessage" %)
	173	+(((
	174	+Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
	175	+Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
	176	+)))
167	167
168		-Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
	178	+= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
169	169
170		-L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
	180	+[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171	171
172		-[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173	173
	183	+[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174	174
175		-Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
176	176
177		-[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	186	+(% class="box infomessage" %)
	187	+(((
	188	+**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
178	178
179		-== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
180	180
181		-En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
	191	+Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
	192	+)))
182	182
183		-Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
	194	+= Grilles de saisie =
184	184
185		-Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
	196	+== Grille standard ==
186	186
187		-* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
188		-* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
189		-* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
190	190
191		-Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
	199	+Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
192	192
	201	+[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193	193
194		-
195		-)))
196		-)))|(% style="width:300px" %)(((
197		-
198		-)))
199	199
	204	+[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200	200
201	201
	207	+== Acquisitions ==
202	202
203		-== ==
204	204
	210	+Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
205	205
	212	+[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	213	+
	214	+
	215	+[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	216	+
	217	+[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	218	+
	219	+
	220	+(% class="wikigeneratedid" %)
	221	+Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
	222	+
	223	+
206	206	== Dépôts ==
207	207
208	208

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