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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 09:59
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À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -63,9 +63,7 @@
63 63  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 64  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65 65  )))
66 -)))
67 67  
68 -(((
69 69  == Depuis la table Entrées ==
70 70  
71 71  * Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -90,66 +90,11 @@
90 90  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
91 91  )))
92 92  
93 -= Renseigner une nouvelle acquisition =
91 += =
94 94  
95 -Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
93 += =
96 96  
97 -**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 -Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
99 99  
100 -== Choix de la grille de saisie ==
101 -
102 -Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
103 -
104 -* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 -Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 -* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 -Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108 -
109 -[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -
112 -(% class="box warningmessage" %)
113 -(((
114 -**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 -**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 -Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 -Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 -**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 -)))
120 -
121 -== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 -
123 -Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 -
125 -(% class="box infomessage" %)
126 -(((
127 -**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 -)))
129 -
130 -=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131 -
132 -Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 -
134 -* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 -* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 -
137 -Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 -
139 ->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 -)))
141 -
142 -(((
143 -[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 -
145 -=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146 -
147 -Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148 -
149 -**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
150 -
151 -[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 -
153 153  
154 154  )))
155 155  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -156,71 +156,12 @@
156 156  
157 157  )))
158 158  
159 -La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
160 160  
161 -* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
162 -* l'**année d'entrée**
163 -* le **numéro de lot**
164 164  
165 -OU
166 166  
167 -* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
105 +== ==
168 168  
169 -De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
170 170  
171 -
172 -(% class="box infomessage" %)
173 -(((
174 -Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
175 -Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
176 -)))
177 -
178 -= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
179 -
180 -[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 -
182 -
183 -[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
184 -
185 -
186 -(% class="box infomessage" %)
187 -(((
188 -**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
189 -
190 -
191 -Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
192 -)))
193 -
194 -= Grilles de saisie =
195 -
196 -== Grille standard ==
197 -
198 -
199 -Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
200 -
201 -[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 -
203 -
204 -[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 -
206 -
207 -== Acquisitions ==
208 -
209 -
210 -Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
211 -
212 -[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 -
214 -
215 -[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 -
217 -[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 -
219 -
220 -(% class="wikigeneratedid" %)
221 -Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
222 -
223 -
224 224  == Dépôts ==
225 225  
226 226  
... ... @@ -316,4 +316,21 @@
316 316  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
317 317  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
318 318  
319 -= =
203 += Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
204 +
205 +Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 +Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 +
208 +Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 +
210 +== Choix de la grille de saisie ==
211 +
212 +Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 +
214 +* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 +Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 +Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 +
218 +[[image:1753173299278-729.png]]
219 +
220 +
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