Modifications pour le document Saisir une Entrée

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -118,7 +118,7 @@
118	118	**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119	119	)))
120	120
121		-== Renseigner le numéro d'entrée ==
	121	+== Renseigner le numéro d'entrée ==
122	122
123	123	Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124	124
...	...	@@ -127,7 +127,7 @@
127	127	**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128	128	)))
129	129
130		-=== Génération standard du numéro d’entrée ===
	130	+=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131	131
132	132	Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133	133
...	...	@@ -142,7 +142,7 @@
142	142	(((
143	143	[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144	144
145		-=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
	145	+=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146	146
147	147	Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148	148
...	...	@@ -150,77 +150,59 @@
150	150
151	151	[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152	152
153		-
154		-)))
155		-)))|(% style="width:300px" %)(((
156		-
157		-)))
158	158
159		-La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
	154	+== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
160	160
161		-* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
162		-* l'**année d'entrée**
163		-* le **numéro de lot**
	156	+Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
164	164
165		-OU
	158	+Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
166	166
167		-* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
	160	+Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
168	168
169		-De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
	162	+Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
170	170
	164	+Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
171	171
172		-(% class="box infomessage" %)
173		-(((
174		-Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
175		-Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
176		-)))
	166	+Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
177	177
178		-= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
	168	+Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
179	179
180		-[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
	170	+L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
181	181
	172	+[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182	182
183		-[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
184	184
	175	+Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
185	185
186		-(% class="box infomessage" %)
187		-(((
188		-**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
	177	+[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189	189
	179	+== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
190	190
191		-Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
192		-)))
	181	+En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
193	193
194		-= Grilles de saisie =
	183	+Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
195	195
196		-== Grille standard ==
	185	+Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
197	197
	187	+* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
	188	+* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
	189	+* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
198	198
199		-Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
	191	+Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
200	200
201		-[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202	202
	194	+
	195	+)))
	196	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	197	+
	198	+)))
203	203
204		-[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205	205
206	206
207		-== Acquisitions ==
208	208
	203	+== ==
209	209
210		-Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
211	211
212		-[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213		-
214		-
215		-[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216		-
217		-[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218		-
219		-
220		-(% class="wikigeneratedid" %)
221		-Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
222		-
223		-
224	224	== Dépôts ==
225	225
226	226

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