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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/21 17:05
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 10:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 +(((
5 5  = A quoi servent les entrées ? =
6 6  
7 7  Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -27,6 +27,11 @@
27 27  * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
28 28  * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
29 29  
31 +(% class="box warningmessage" %)
32 +(((
33 +Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
34 +)))
35 +
30 30  (% class="box infomessage" %)
31 31  (((
32 32  Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
... ... @@ -38,86 +38,165 @@
38 38  >(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
39 39  >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
40 40  >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
41 -)))|(% style="width:300px" %)
42 42  
43 -= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
48 +(% class="box warningmessage" %)
49 +(((
50 +La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
51 +)))
44 44  
53 += Comment créer une notice Entrée ? =
45 45  
46 -Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
55 +(% class="box successmessage" %)
56 +(((
57 +**Bonnes pratiques**
47 47  
48 -Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
59 +* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
60 +* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
61 +* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
62 +* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
63 +* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 +* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65 +)))
66 +)))
49 49  
68 +(((
69 +== Depuis la table Entrées ==
50 50  
51 -La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
71 +* Cliquez sur l'icône de **création**
52 52  
53 -On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
73 +[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
75 +== Depuis le tableau de bord ==
56 56  
57 -* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
58 -* l'**année d'entrée**
59 -* le **numéro de lot**
77 +* Cliquez sur l'icône de **création**
60 60  
61 -OU
79 +[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
81 +== A la volée depuis une notice principale ==
64 64  
65 -De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
83 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66 66  
85 +[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
87 +
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
71 -Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
90 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
72 72  )))
73 73  
74 -= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
93 += Renseigner une nouvelle acquisition =
75 75  
76 -[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
77 77  
97 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
78 78  
79 -[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 +== Choix de la grille de saisie ==
80 80  
102 +Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
81 81  
104 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108 +
109 +[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +(% class="box warningmessage" %)
113 +(((
114 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 +)))
120 +
121 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 +
123 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 +
82 82  (% class="box infomessage" %)
83 83  (((
84 -**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
127 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 +)))
85 85  
130 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
86 86  
87 -Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
132 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 +
134 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 +
137 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 +
139 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
88 88  )))
89 89  
90 -= Grilles de saisie =
142 +(((
143 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 -== Grille standard ==
145 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
93 93  
147 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
94 94  
95 -Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
149 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
96 96  
97 -[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 +[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 +== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
101 101  
156 +Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
102 102  
103 -== Acquisitions ==
158 +Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
104 104  
160 +Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
105 105  
106 -Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
162 +Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
107 107  
108 -[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
164 +Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
109 109  
166 +Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
110 110  
111 -[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
168 +Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
112 112  
113 -[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
170 +L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
114 114  
172 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -(% class="wikigeneratedid" %)
117 -Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
118 118  
119 -[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
120 120  
177 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
180 +
181 +En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
182 +
183 +Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
184 +
185 +Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
186 +
187 +* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
188 +* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
189 +* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
190 +
191 +Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
192 +
193 +
194 +
195 +)))
196 +)))|(% style="width:300px" %)(((
197 +
198 +)))
199 +
200 +
201 +
202 +
203 +== ==
204 +
205 +
121 121  == Dépôts ==
122 122  
123 123  
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