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Saisir une Entrée

Version 3.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/21 17:05

Versions 3.5 et ultérieurs

A quoi servent les entrées ?

Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :

  • d’un achat,
  • d’un don,
  • d’un legs,
  • d’un dépôt,
  • d’un transfert,
  • d’une saisie,
  • d'une provenance inconnue,
  • ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.

Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire.

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

  • Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
  • Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
  • Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
  • Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
  • Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

Dès qu’un ou plusieurs biens sont nouvellement intégrés ou régularisés, une notice d’entrée est indispensable pour garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.

Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat".
Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don".
Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt".
Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert".
Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue".
Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".

 

Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004

Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la Méthode d'inventaire informatisé SMF : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans l'aide en ligne sur les champs de Flora.

Il est également possible de se reporter aux préconisations de saisie pour l'export POP.

La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt, il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.

On regroupera donc dans une notice entrée toutes les informations communes à un lot d'acquisition ou de dépôt.

La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur le numéro d'entrée qui concaténera :

  • le type d'entrée (D pour dépôt)
  • l'année d'entrée
  • le numéro de lot

OU

  • le champ numéro d'entrée manuel, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).

De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées des différents musées hébergés dans une même application Flora (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).

Ne pas confondre la table des entrées qui est une table scientifique et historique (donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.

Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié

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Raccourci de saisie des biens dans les entrées

Le bouton  1728290674277-287.png permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.

Grilles de saisie

Grille standard

Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.

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Acquisitions

Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser la grille minimale pour registre. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.

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Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :

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Dépôts

Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :

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Exemple Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).

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Inventaire rétrospectif

Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.

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Origine inconnue

Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.

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Lier des documents et unités d'archives

Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).

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Suivre l'état d'avancement du dossier

En lien avec la gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt, il est possible de suivre l'avancement du dossier via le champ état d'avancement de la saisie, sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.

Changer l'état d'avancement en :

  • Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
  • Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.

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Transfert de propriété

Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération.

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Cas particulier : gestion des dépôts de fouille

Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.

Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).

Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).

Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.

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Exemple (accéder à l'article sur le blog joconde télécharger l'article en pdf)