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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
Depuis la version 12.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 12:06
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À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 +(((
5 5  = A quoi servent les entrées ? =
6 6  
7 7  Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -87,91 +87,98 @@
87 87  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
88 88  )))
89 89  
90 -= Renseigner et enregistrer la notice =
91 += =
91 91  
92 -1. **Choisir la grille de saisie**
93 -1. **Remplir les champs** de la grille
94 -1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
95 -1. **Enregistrer la notice**
96 -1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
93 += =
97 97  
98 -[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
96 +
97 +)))
98 +)))|(% style="width:300px" %)(((
99 +
100 +)))
100 100  
101 -= Lier une entrée à un bien =
102 102  
103 -== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
104 104  
105 -Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
106 106  
107 -Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
105 +== ==
108 108  
109 -1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
110 -Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
111 -1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
112 -Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
113 -1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
114 -1. (((
115 -**Remplir le formulaire de création du bien**
116 -Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
117 -Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
118 -)))
119 119  
120 -* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
121 -* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
122 -* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
123 -* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
108 +== Dépôts ==
124 124  
125 -Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
126 126  
127 -(% start="5" %)
128 -1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
129 -Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
130 -Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
131 -1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
132 -Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
133 -1. **Enregistrer la notice de bien**
134 -Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
135 -Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
111 +Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
136 136  
137 -[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
138 138  
139 -[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
116 +__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
141 141  
142 -[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
119 +[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +[[image:1728291923431-249.png]]
146 146  
123 +[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 147  
148 -== Lier une entrée existante depuis un bien ==
125 +== Inventaire rétrospectif ==
149 149  
150 -Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
151 151  
152 -1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
153 -Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
154 -1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
155 -Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
156 -1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
157 -Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
158 -Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
159 -1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
160 -Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
161 -Le lien est automatiquement établi.
128 +Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
162 162  
163 -[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
131 +[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
165 165  
166 -[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 -)))|(% style="width:300px" %)(((
168 -1.
169 -)))
170 170  
171 -1.
134 +[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
172 172  
136 +== Origine inconnue ==
173 173  
174 174  
139 +Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
140 +
141 +[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
142 +
143 +
144 +[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 +
146 +(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
147 +(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
148 +
149 +== Lier des documents et unités d'archives ==
150 +
151 +
152 +Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
153 +
154 +
155 +[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +
157 +
158 +== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
159 +
160 +
161 +En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
162 +
163 +Changer l'état d'avancement en :
164 +
165 +* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
166 +* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
167 +
168 +[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +
170 +
171 +== Transfert de propriété ==
172 +
173 +
174 +Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
175 +
176 +
177 +[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
178 +
179 +
180 +[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +
182 +
175 175  = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
176 176  
177 177  
... ... @@ -191,3 +191,22 @@
191 191  
192 192  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
193 193  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
202 +
203 += Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
204 +
205 +Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 +Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 +
208 +Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 +
210 +== Choix de la grille de saisie ==
211 +
212 +Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 +
214 +* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 +Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 +Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 +
218 +[[image:1753173299278-729.png]]
219 +
220 +
1753177310272-558.png
Auteur
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