Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :
d’un achat,
d’un don,
d’un legs,
d’un dépôt,
d’un transfert,
d’une saisie,
d'une provenance inconnue,
ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.
Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire.
Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
Une notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.
Dès qu’un ou plusieurs biens sont nouvellement intégrés ou régularisés, une notice d’entrée est indispensable pour garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat". Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don". Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt". Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert". Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue". Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".
La table des entrées est une table scientifique et historique, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais ne remplace pas la saisie dans les registres réglementaires (biens affectés aux collections ou biens reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.
Comment créer une notice Entrée ?
Bonnes pratiques
Choisir précisément le type d’entrée selon le contexte global : acquisition, dépôt, transfert, origine inconnue, ou inventaire rétrospectif.
Ne pas confondre le type d’entrée (qui correspond au statut administratif ou juridique du lot) avec le mode d’acquisition (qui précise s’il s’agit d’un achat, d’un don, d’un legs, etc.).
Grouper dans une même notice les informations communes à un lot d’acquisition ou de dépôt.
Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
Ne pas réutiliser une même notice entrée pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
Depuis la table Entrées
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table Entrées
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord
A la volée depuis une notice principale
Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien
Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale
Particularités de la création à la volée : une fois la personne enregistrée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité sans interrompre la saisie principale.
Renseigner et enregistrer la notice
Choisir la grille de saisie
Remplir les champs de la grille
Champ obligatoire : Numéro d'entrée
Enregistrer la notice
Une fois enregistrée, la notice devient disponible dans tous les formulaires liés.
Enregistrer la notice
Lier une entrée à un bien
Créer un bien lié depuis l'entrée
Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.
Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la cohérence entre les biens et leur acte d’entrée.
Ouvrir la notice d’entrée concernée Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table Entrées ou via une recherche.
Cliquer sur l’icône de création de bien Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
Choisir la grille de saisie de création du bien
Remplir le formulaire de création du bien Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement. Les champs suivants sont automatiquement pré-remplis à partir de la notice d’entrée :
Entrée : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
Numéro d’entrée : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
Préfixe musée : hérité de la notice d’entrée,
Statut juridique : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
Vérifier le début du numéro d’inventaire Le système génère automatiquement le début du numéro d’inventaire, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10). Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
Compléter les autres champs de la notice de bien Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
Enregistrer la notice de bien Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création. Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
Icône de création d'un bien lié
Exemple de champs repris automatiquement
Numéro d'inventaire à compléter
Bien visible depuis la notice entrée
Lier une entrée existante depuis un bien
Il est possible de lier un bien à une entrée existante directement depuis sa notice, en utilisant le champ de lien dédié. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
Ouvrir la notice de bien concernée Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ Entrée.
Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe). Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
Sélectionner la notice d’entrée souhaitée Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider Le lien est automatiquement établi.
Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien
Sélection d'une notice entrée
Cas particulier : gestion des dépôts de fouille
Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.
