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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 12:06
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 10:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 +(((
5 5  = A quoi servent les entrées ? =
6 6  
7 7  Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -62,7 +62,9 @@
62 62  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
63 63  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
64 64  )))
66 +)))
65 65  
68 +(((
66 66  == Depuis la table Entrées ==
67 67  
68 68  * Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -87,91 +87,194 @@
87 87  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
88 88  )))
89 89  
90 -= Renseigner et enregistrer la notice =
93 += Renseigner une nouvelle acquisition =
91 91  
92 -1. **Choisir la grille de saisie**
93 -1. **Remplir les champs** de la grille
94 -1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
95 -1. **Enregistrer la notice**
96 -1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
95 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
97 97  
98 -[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
99 99  
100 +== Choix de la grille de saisie ==
100 100  
101 -= Lier une entrée à un bien =
102 +Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
102 102  
103 -== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
104 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
104 104  
105 -Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
109 +[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
108 108  
109 -1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
110 -Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
111 -1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
112 -Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
113 -1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
114 -1. (((
115 -**Remplir le formulaire de création du bien**
116 -Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
117 -Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
112 +(% class="box warningmessage" %)
113 +(((
114 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
118 118  )))
119 119  
120 -* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
121 -* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
122 -* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
123 -* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
121 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
124 124  
125 -Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
123 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
126 126  
127 -(% start="5" %)
128 -1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
129 -Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
130 -Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
131 -1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
132 -Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
133 -1. **Enregistrer la notice de bien**
134 -Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
135 -Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
125 +(% class="box infomessage" %)
126 +(((
127 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 +)))
136 136  
137 -[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
138 138  
139 -[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
140 140  
134 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
141 141  
142 -[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
143 143  
139 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 +)))
144 144  
145 -[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +(((
143 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
145 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
147 147  
148 -== Lier une entrée existante depuis un bien ==
147 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
149 149  
150 -Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
149 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
151 151  
152 -1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
153 -Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
154 -1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
155 -Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
156 -1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
157 -Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
158 -Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
159 -1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
160 -Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
161 -Le lien est automatiquement établi.
151 +[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
154 +== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
165 165  
166 -[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
157 +
158 +Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
159 +
160 +Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
161 +
162 +Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
163 +
164 +Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
165 +
166 +Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
167 +
168 +Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
169 +
170 +L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
171 +
172 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
174 +
175 +Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
176 +
177 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
180 +
181 +En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
182 +
183 +Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
184 +
185 +Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
186 +
187 +* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
188 +* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
189 +* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
190 +
191 +Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
192 +
193 +
194 +
195 +)))
167 167  )))|(% style="width:300px" %)(((
168 -1.
197 +
169 169  )))
170 170  
171 -1.
172 172  
173 173  
174 174  
203 +== ==
204 +
205 +
206 +== Dépôts ==
207 +
208 +
209 +Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
210 +
211 +[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 +
213 +
214 +__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
215 +
216 +
217 +[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +
219 +[[image:1728291923431-249.png]]
220 +
221 +[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
222 +
223 +== Inventaire rétrospectif ==
224 +
225 +
226 +Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
227 +
228 +
229 +[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 +
231 +
232 +[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 +
234 +== Origine inconnue ==
235 +
236 +
237 +Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
238 +
239 +[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 +
241 +
242 +[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 +
244 +(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
245 +(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
246 +
247 +== Lier des documents et unités d'archives ==
248 +
249 +
250 +Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
251 +
252 +
253 +[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 +
255 +
256 +== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
257 +
258 +
259 +En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
260 +
261 +Changer l'état d'avancement en :
262 +
263 +* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
264 +* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
265 +
266 +[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 +
268 +
269 +== Transfert de propriété ==
270 +
271 +
272 +Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
273 +
274 +
275 +[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
276 +
277 +
278 +[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 +
280 +
175 175  = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
176 176  
177 177  
... ... @@ -191,3 +191,5 @@
191 191  
192 192  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
193 193  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
300 +
301 += =
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