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modifié par Joséphine Ducruet
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,22 +1,124 @@
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs **
2 +
1 1  |(% style="width:840px" %)(((
2 -= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 + Les entrées de type //Inventaire rétrospectif// permettent de documenter, a posteriori, des biens présents dans les collections mais qui n'ont jamais été inventoriés.Elles sont utilisées pour **régulariser administrativement la présence d’objets anciens.**
3 3  
4 -Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
5 -Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
8 +Ce type d’entrée n’atteste pas d’un acte juridique, mais d’une **intégration antérieure dans les collections**, basée sur des indices matériels, historiques ou contextuels.
9 +Il peut concerner aussi bien des acquisitions que des dépôts anciens, voire des objets d’origine totalement inconnue : la saisie doit alors permettre de **documenter au mieux les informations disponibles** tout en assurant leur cohérence avec le statut juridique du bien.
10 +)))
6 6  
7 -Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
12 +(((
13 += Définition =
8 8  
9 -== Choix de la grille de saisie ==
15 +Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour intégrer dans Flora des biens déjà présents physiquement dans les collections, mais **non inventoriés** au moment de leur arrivée.
16 +Il peut s’agir d’objets anciens dont la documentation est incomplète, fragmentaire ou introuvable (absence de fiche papier, acte d’achat manquant, provenance floue, etc.).
10 10  
18 +Ce type d’entrée permet de **régulariser rétroactivement** la présence de ces biens, qu’ils aient été **acquis**, **déposés** ou qu’ils soient d’**origine inconnue**.
19 +
20 +(% class="box infomessage" %)
21 +(((
22 +Le champ //Type d’origine// n’est pas renseigné automatiquement dans ce cas : **il doit être sélectionné manuellement** par l’utilisateur, selon la situation identifiée ou supposée (Acquisition, Dépôt, Origine inconnue).
23 +)))
24 +
25 += Choix de la grille de saisie =
26 +
11 11  Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
12 12  
13 13  * **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
14 -Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
15 -Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
30 +Permet de documenter les champs essentiels pour une régularisation conforme au registre réglementaire, tout en gardant une certaine souplesse pour intégrer les informations disponibles a posteriori.
16 16  
17 -[[image:1753173299278-729.png]]
32 +[[Choix de la grille>>image:1753173299278-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 18  
19 -
20 -)))|(% style="width:300px" %)
21 21  
35 +(% class="box warningmessage" %)
36 +(((
37 +**Attention au choix de la grille**
38 +Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
39 +)))
40 +
41 += Renseigner le numéro d'entrée =
42 +
43 +Le numéro d’entrée est un **identifiant unique** attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la **traçabilité administrative, réglementaire et historique** du lot de biens concernés.
44 +
45 +La combinaison du champ **“Numéro d’entrée”** et du **“Préfixe musée”** doit être **unique** dans l’ensemble de la base Flora.
46 +
47 +== Génération standard du numéro d'entrée ==
48 +
49 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :
50 +
51 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’entrée),
52 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique dans l’année).
53 +
54 +Ce format est aligné avec la logique des numéros d’inventaire, facilitant le suivi dans les registres réglementaires.
55 +
56 +[[Génération du numéro d'entrée>>image:1753191045604-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +
58 +== Utilisation du champ Numéro d'entrée manuel ==
59 +
60 +Si vous ne souhaitez pas utiliser la logique de numérotation standard (par exemple, pour reprendre une **ancienne numérotation issue d’un registre papier** ou suivre une **convention spécifique à l’établissement**), vous pouvez saisir un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
61 +
62 +Dans ce cas, la valeur manuelle **remplace automatiquement** le numéro généré dans le champ « Numéro d’entrée ».
63 +
64 +[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753191159191-453.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 +
66 += Quelles informations renseigner dans Flora pour un inventaire rétrospectif ? =
67 +
68 +Lors de la saisie d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, Flora met à disposition **l’ensemble des champs habituellement utilisés pour les acquisitions ou les dépôts**, afin de permettre une documentation aussi complète que possible, en s’adaptant à la diversité des cas rencontrés.
69 +
70 +Ce type d’entrée vise à régulariser la présence dans les collections de biens anciens, dont l’origine n’est **pas ou plus clairement documentée**, mais pour lesquels certaines informations contextuelles peuvent être retrouvées (ancienne fiche papier, marquage, bibliographie, témoignage…).
71 +
72 +Il est ainsi possible de renseigner :
73 +
74 +* **Une date estimée ou connue d’entrée** dans les collections ;
75 +* **Un mode d’acquisition supposé** (achat, don, legs…) si identifiable ;
76 +* **Le nom d’un ancien propriétaire, déposant ou donateur** connu ou présumé ;
77 +* **La commune et le musée de rattachement** de l’établissement conservateur ;
78 +* Le **statut juridique actuel du bien**, essentiel pour distinguer un objet appartenant aux collections d’un bien resté en propriété externe ;
79 +* Un **champ de description libre**, destiné à regrouper toutes les informations disponibles sur l’origine : éléments partiels, hypothèses, références secondaires, numérotation historique, observations sur l’objet, etc.
80 +* (((
81 +**Le champ “Type”** permet de qualifier plus finement la nature de l’inventaire rétrospectif, en indiquant par exemple :
82 +
83 +* //« Acquis avant »// : si une date d’entrée approximative est connue,
84 +* //« Acquis vers »// : si la date estimée repose sur une fourchette ou un indice indirect,
85 +* //« Inscrit sur l’inventaire »// : si l’objet figure déjà dans une ancienne liste ou un registre.
86 +)))
87 +
88 +Grâce à cette souplesse, les entrées de type **Inventaire rétrospectif** permettent d’assurer une traçabilité minimale tout en respectant la réalité lacunaire des documents d’origine.
89 +
90 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1753191650694-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +
92 +
93 +Comme pour les autres types d’entrée, la notice peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment :
94 +
95 +* **Documents** (actes, lettres, anciennes fiches…),
96 +* **Unités d’archives** (dossiers d’inventaire papier, correspondance…),
97 +* **Photographies documentaires** (photos anciennes ou de marquages),
98 +* **Bibliographie** (références d’ouvrages ou d’articles mentionnant l’objet),
99 +* **Vidéos** (témoignages, extraits d’émissions, captations…).
100 +
101 +Ces éléments permettent de **consolider la traçabilité** de l’entrée et de **contextualiser l’objet** dans l’histoire du musée, même en l’absence de preuves administratives complètes.
102 +
103 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753191921380-659.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +)))
105 +)))|(% style="width:300px" %)(((
106 +(% class="box" %)
107 +(((
108 +**Sommaire**
109 +
110 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
111 +)))
112 +
113 +(% class="box" %)
114 +(((
115 + **Aller plus loin**
116 +
117 +* [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/]]
118 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
119 +* [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/]]
120 +* [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/]]
121 +)))
122 +)))
123 +
22 22  
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