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Modifications pour le document Renseigner une entrée pour un dépôt entrant

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/10 14:05
Depuis la version 6.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/11 08:55
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À la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,92 +1,27 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures **
1 += Renseigner une entrée pour un dépôt entrant =
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -La gestion des dépôts entrants dans Flora permet de documenter, de façon rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) et mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
3 +Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
7 7  
8 -Chaque dépôt est enregistré dans une **notice d’entrée** de type **Dépôt**, centralisant les informations juridiques, logistiques et administratives : identité du déposant, nature du contrat, durée, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
5 +Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
9 9  
10 -Cette notice est ensuite liée aux notices des biens concernés, assurant une **traçabilité complète** du dépôt et servant de base à la gestion de la restitution à échéance.
11 -)))
7 +== Choix de la grille de saisie ==
12 12  
13 -(((
14 -= Comprendre ce type d'entrée =
9 +Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
15 15  
16 -Une entrée de type Dépôt formalise l’arrivée, dans les collections, de biens appartenant à un tiers,** confiés à l’établissement sans transfert de propriété.**
11 +* **Grille "Registre – Dépôt"**
12 +Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
17 17  
18 -Elle permet :
14 +[[image:1753175278829-510.png]]
19 19  
20 -* d’enregistrer les informations juridiques, administratives et contractuelles ;
21 -* de rattacher le bien au **registre des biens reçus en dépôt** ;
22 -* de garantir la conformité réglementaire et documentaire.
16 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
17 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
18 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
19 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
20 +\\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
21 +Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
23 23  
24 -**Note** – La nature de l’entrée ("Dépôt") est automatiquement reprise dans les notices de biens liées.
23 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
25 25  
26 -
27 -
28 -[[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29 -
30 -
31 -(% class="box infomessage" %)
32 -(((
33 -== **Différencier dépôt entrant et dépôt sortant ** ==
34 -
35 -|(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
36 -|Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
37 -Entrées
38 -
39 -Menu : Décrire > Entrée
40 -)))|Entrée de type Dépôt|(((
41 -Suivi patrimonial
42 -
43 -Intégration du bien reçu en dépôt dans le registre réglementaire
44 -)))|(((
45 -Saisie d’une notice d’entrée spécifique
46 -
47 -Renseignement des champs réglementaires (acte, date, déposant, etc.)
48 -
49 -Lien avec les notices des biens
50 -
51 -Gestion des restitutions (totale ou partielle)
52 -
53 -Suivi dans le registre des dépôts
54 -)))
55 -|Vous envoyez des œuvres en dépôt (dépôt sortant)|(((
56 - Événements
57 -
58 -Menu : Gérer > Événements
59 -)))|Événement de type Dépôt|(((
60 -Formaliser la mise à disposition temporaire de biens vers un tiers
61 -
62 -Suivi logistique et documentaire
63 -)))|(((
64 -Saisie d’un événement de type Dépôt
65 -
66 -Association des biens (recherche ou panier)
67 -
68 -Création automatique des mouvements (sortie + entrée)
69 -
70 -Suivi des emplacements temporaires
71 -
72 -Édition de l’arrêté de dépôt
73 -)))
74 -)))
75 -
76 -= Choisir la grille de saisie =
77 -
78 -Utiliser la grille standard **"Registre – Dépôt"**, conforme aux exigences du Service des musées de France.
79 -
80 -* Chaque grille est **spécifique à un type d’entrée** : une grille Dépôt n’affiche pas les mêmes champs qu’une grille Acquisition.
81 -* Le champ **Type d’origine** est automatiquement défini sur "Dépôt" et ne doit pas être modifié.
82 -
83 - 
84 -
85 -[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -= Renseigner le numéro d'entrée =
89 -
90 90  Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
91 91  
92 92  Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
... ... @@ -94,7 +94,7 @@
94 94  
95 95  **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
96 96  
97 -== Génération standard du numéro d’entrée ==
32 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
98 98  
99 99  Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :
100 100  
... ... @@ -104,46 +104,41 @@
104 104  
105 105  Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
106 106  
107 ->(% class="small" %)Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
42 +>Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
108 108  
109 -[[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +[[image:1753175577052-480.png]]
110 110  
111 -== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
46 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
112 112  
113 113  Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.
114 114  
115 -[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +[[image:1753175716588-670.png]]
116 116  
117 -= Renseigner les informations essentielles ? =
52 +== Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? ==
118 118  
119 119  Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
120 120  
121 -* **Date de prise en charge** : date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
122 -* **Déposant** : personne physique ou morale propriétaire, sélectionnée dans l’autorité //Personne//
123 -* **Commune du déposant.**
124 -* **Musée dépositaire** : entité recevant les objets et assurant leur conservation.
125 -* **Nombre d’objets** : taille du lot déposé.
126 -* **Éléments contractuels** : type d’acte, référence, date de signature ; Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
127 -* **Origine des biens** (facultatif) : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
56 +Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
128 128  
129 -L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
58 +Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.
130 130  
131 -[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.
132 132  
62 +Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
133 133  
134 -= Lier des documents justificatifs =
64 +Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
135 135  
136 -Il est recommandé de joindre à la notice d’entrée :
66 +L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
137 137  
138 -* conventions, lettres, procès-verbaux via la table **Autres documents** ;
139 -* pièces issues de fonds structurés via la table **Archives**.
68 +[[image:1753176162996-242.png]]
140 140  
141 141  Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
142 142  
143 -[[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
144 144  
74 +[[image:1753176241737-272.png]]
145 145  
146 -= Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt =
76 +== Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt ==
147 147  
148 148  Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).
149 149  
... ... @@ -154,78 +154,3 @@
154 154  * **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.
155 155  
156 156  Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.
157 -
158 -[[Champ de suivi>>image:1753188560848-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 -
160 -= Gérer la restitution d'un dépôt =
161 -
162 -== Restitution totale ==
163 -
164 -Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
165 -
166 -1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt : **Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
167 -1. (((
168 -**Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
169 -
170 -* **Année de restitution** ou **Date de restitution**
171 -correspond à la date à laquelle les objets ont quitté les collections.
172 -* **Type d’acte**
173 -choisir "Acte de fin de dépôt"
174 -* **Référence de l’acte**
175 -numéro ou intitulé du document justificatif.
176 -* **Date de l’acte**
177 -date du document officiel constatant la fin du dépôt.
178 -
179 -
180 - Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
181 -)))
182 -
183 -[[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 -
185 -
186 -[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 -
188 -== Restitution partielle ==
189 -
190 -**Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
191 -
192 -1. (((
193 -**Depuis la notice d’entrée initiale : **dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
194 -)))
195 -
196 -[[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 -
198 -
199 -[[Renseignement des informations de restitution>>image:1744374067684-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 -
201 -
202 -(% start="2" %)
203 -1. **Depuis la notice du bien : **remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
204 -
205 -[[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -[[Lien avec la nouvelle entrée (avec restitution)>>image:1744374334740-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 -
209 -
210 -[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1744374699243-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 -)))
212 -)))|(% style="width:300px" %)(((
213 -(% class="box" %)
214 -(((
215 -**Sommaire**
216 -
217 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
218 -)))
219 -
220 -(% class="box" %)
221 -(((
222 - **Aller plus loin**
223 -
224 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
225 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
226 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
227 -* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
228 -)))
229 -)))
230 -
231 -
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