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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/10 14:05
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 La gestion des dépôts entrants dans Flora permet de documenter, de façon rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) et mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
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8 Chaque dépôt est enregistré dans une **notice d’entrée** de type **Dépôt**, centralisant les informations juridiques, logistiques et administratives : identité du déposant, nature du contrat, durée, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
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10 Cette notice est ensuite liée aux notices des biens concernés, assurant une **traçabilité complète** du dépôt et servant de base à la gestion de la restitution à échéance.
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13 (((
14 = Comprendre ce type d'entrée =
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16 Une entrée de type Dépôt formalise l’arrivée, dans les collections, de biens appartenant à un tiers,** confiés à l’établissement sans transfert de propriété.**
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18 Elle permet :
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20 * d’enregistrer les informations juridiques, administratives et contractuelles ;
21 * de rattacher le bien au **registre des biens reçus en dépôt** ;
22 * de garantir la conformité réglementaire et documentaire.
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24 **Note** – La nature de l’entrée ("Dépôt") est automatiquement reprise dans les notices de biens liées.
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28 [[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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31 (% class="box infomessage" %)
32 (((
33 == Différencier dépôt entrant et dépôt sortant ==
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35 |(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
36 |Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
37 Entrées
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39 Menu : Décrire > Entrée
40 )))|Entrée de type Dépôt|(((
41 Suivi patrimonial
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43 Intégration du bien reçu en dépôt dans le registre réglementaire
44 )))|(((
45 Saisie d’une notice d’entrée spécifique
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47 Renseignement des champs réglementaires (acte, date, déposant, etc.)
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49 Lien avec les notices des biens
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51 Gestion des restitutions (totale ou partielle)
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53 Suivi dans le registre des dépôts
54 )))
55 |Vous envoyez des œuvres en dépôt (dépôt sortant)|(((
56 Événements
57
58 Menu : Gérer > Événements
59 )))|Événement de type Dépôt|(((
60 Formaliser la mise à disposition temporaire de biens vers un tiers
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62 Suivi logistique et documentaire
63 )))|(((
64 Saisie d’un événement de type Dépôt
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66 Association des biens (recherche ou panier)
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68 Création automatique des mouvements (sortie + entrée)
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70 Suivi des emplacements temporaires
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72 Édition de l’arrêté de dépôt
73 )))
74 )))
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76 = Choisir la grille de saisie =
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78 Utiliser la grille standard **"Registre – Dépôt"**, conforme aux exigences du Service des musées de France.
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80 * Chaque grille est **spécifique à un type d’entrée** : une grille Dépôt n’affiche pas les mêmes champs qu’une grille Acquisition.
81 * Le champ **Type d’origine** est automatiquement défini sur "Dépôt" et ne doit pas être modifié.
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85 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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88 = Renseigner le numéro d'entrée =
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90 Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
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92 Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
93 vous pouvez utiliser **la génération automatique** ou **le champ manuel**, selon la logique de numérotation de l’établissement.
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95 **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
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97 == Génération standard du numéro d’entrée ==
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99 Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :
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101 * l’**année d’inscription au registre**, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
102 * le **champ “D automatique”**, qui ajoute automatiquement la lettre **D** pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
103 * le **numéro de lot**, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.
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105 Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
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107 >(% class="small" %)Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
108
109 [[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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111 == Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
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113 Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.
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115 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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117 = Renseigner les informations essentielles ? =
118
119 Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
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121 * **Date de prise en charge** : date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
122 * **Déposant** : personne physique ou morale propriétaire, sélectionnée dans l’autorité //Personne//
123 * **Commune du déposant.**
124 * **Musée dépositaire** : entité recevant les objets et assurant leur conservation.
125 * **Nombre d’objets** : taille du lot déposé.
126 * **Éléments contractuels** : type d’acte, référence, date de signature ; Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
127 * **Origine des biens** (facultatif) : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
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129 L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
130
131 [[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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133
134 = Lier des documents justificatifs =
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136 Il est recommandé de joindre à la notice d’entrée :
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138 * conventions, lettres, procès-verbaux via la table **Autres documents** ;
139 * pièces issues de fonds structurés via la table **Archives**.
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141 Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
142
143 [[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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146 = Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt =
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148 Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).
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150 Trois statuts sont proposés :
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152 * **Attente validation proposition** : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
153 * **Accepté** : le dépôt a été validé.
154 * **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.
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156 Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.
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158 [[Champ de suivi>>image:1753188560848-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159
160 = Gérer la restitution d'un dépôt =
161
162 == Restitution totale ==
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164 Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
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166 1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt : **Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
167 1. (((
168 **Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
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170 * **Année de restitution** ou **Date de restitution**
171 correspond à la date à laquelle les objets ont quitté les collections.
172 * **Type d’acte**
173 choisir "Acte de fin de dépôt"
174 * **Référence de l’acte**
175 numéro ou intitulé du document justificatif.
176 * **Date de l’acte**
177 date du document officiel constatant la fin du dépôt.
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180 Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
181 )))
182
183 [[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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186 [[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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188 == Restitution partielle ==
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190 **Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
191
192 1. (((
193 **Depuis la notice d’entrée initiale : **dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
194 )))
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196 [[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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198
199 [[Renseignement des informations de restitution>>image:1744374067684-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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201
202 (% start="2" %)
203 1. **Depuis la notice du bien : **remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
204
205 [[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206
207 [[Lien avec la nouvelle entrée (avec restitution)>>image:1744374334740-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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209
210 [[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1744374699243-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 )))
212 )))|(% style="width:300px" %)(((
213 (% class="box" %)
214 (((
215 **Sommaire**
216
217 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
218 )))
219
220 (% class="box" %)
221 (((
222 **Aller plus loin**
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224 * [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
225 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
226 * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
227 * [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
228 * [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.Référentiel des champs - Entrées.WebHome||target="_blank"]]
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