Renseigner une entrée pour un dépôt entrant

Une entrée de type Dépôt est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement à long terme, sans transfert de propriété.

Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au registre des biens reçus en dépôt.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Dépôt, une grille spécifique est proposée en standard :

• Grille "Registre – Dépôt"
  Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.

Attention à bien choisir sa grille de saisie
Le choix de la grille est important, car il conditionne les champs visibles et accessibles dans le formulaire.
Mais surtout : chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique.
Par exemple, une grille de type Dépôt ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’Acquisition : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est définitivement acquis ou reçu temporairement.

Le champ "Type d’origine" est automatiquement renseigné à "Dépôt" lors de la sélection de cette grille.
Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est obligatoire. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.

Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
vous pouvez utiliser la génération automatique ou le champ manuel, selon la logique de numérotation de l’établissement.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Génération standard du numéro d’entrée

Le champ « Numéro d’entrée » est généré automatiquement à partir de la concaténation de trois éléments :

• l’année d’inscription au registre, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
• le champ “D automatique”, qui ajoute automatiquement la lettre D pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
• le numéro de lot, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.

Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.

Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le champ "Numéro d’entrée (manuel)". Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.

Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Dépôt, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.

Il est essentiel de renseigner la date de prise en charge, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.

Le déposant doit obligatoirement être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La commune du déposant permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.

Le musée dépositaire désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le nombre d’objets doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.

Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : type d’acte de dépôt (convention, contrat spécifique…), référence de l’acte (numéro ou identifiant interne), et date de signature. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.

Enfin, il est possible d’indiquer des informations complémentaires sur l’origine des biens : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.

L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.

Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de liens documentaires permettant de conserver une trace des pièces justificatives associées au dépôt.

Il est possible de lier à la notice d’entrée des documents administratifs (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table Autres documents, ou des documents issus de fonds structurés via la table Archives. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.

Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt

Le champ « État d’avancement de la saisie » peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).

Trois statuts sont proposés :

• Attente validation proposition : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
• Accepté : le dépôt a été validé.
• Refusé : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.

Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.