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Modifications pour le document Renseigner une entrée pour un dépôt entrant

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/10 14:05
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 15:12
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,86 +1,18 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5 et ultérieurs
1 += Renseigner une entrée pour un dépôt entrant =
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -La gestion des **dépôts entrants** dans Flora permet de documenter, de manière rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
7 -
8 -Chaque dépôt fait l’objet d’une **notice d’entrée dédiée**, de type //Dépôt//, qui centralise les informations juridiques, logistiques et administratives liées à l’acte de mise à disposition : identité du déposant, nature du contrat, durée prévue, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
9 -
10 -Cette notice est ensuite **liée aux notices de biens concernées**, permettant d’assurer une traçabilité complète du dépôt, tant du point de vue réglementaire que documentaire. Elle constitue également la base pour gérer la **restitution des biens** à l’échéance du contrat.
11 -
12 -La table des entrées permet ainsi d'assurer le **suivi des dépôts dans le temps**, de faciliter l'édition des registres réglementaires, et de garantir la clarté des statuts de propriété au sein des collections.
13 -)))
14 -
15 -(((
16 -= Définition =
17 -
18 18  Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
19 19  
20 20  Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
21 21  
22 -**La nature de l’entrée en dépôt est automatiquement reprise dans la notice du ou des biens liés :**
7 +== Choix de la grille de saisie ==
23 23  
24 -[[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 -
26 -
27 -(% class="box infomessage" %)
28 -(((
29 -**Dépôts entrants ou dépôts sortants ?**
30 -
31 -|(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
32 -|Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
33 -Entrées
34 -
35 -Menu : Décrire > Entrée
36 -)))|Entrée de type Dépôt|(((
37 -Suivi patrimonial
38 -
39 -Intégration du bien reçu en dépôt dans le registre réglementaire
40 -)))|(((
41 -Saisie d’une notice d’entrée spécifique
42 -
43 -Renseignement des champs réglementaires (acte, date, déposant, etc.)
44 -
45 -Lien avec les notices des biens
46 -
47 -Gestion des restitutions (totale ou partielle)
48 -
49 -Suivi dans le registre des dépôts
50 -)))
51 -|Vous envoyez des œuvres en dépôt (dépôt sortant)|(((
52 - Événements
53 -
54 -Menu : Gérer > Événements
55 -)))|Événement de type Dépôt|(((
56 -Formaliser la mise à disposition temporaire de biens vers un tiers
57 -
58 -Suivi logistique et documentaire
59 -)))|(((
60 -Saisie d’un événement de type Dépôt
61 -
62 -Association des biens (recherche ou panier)
63 -
64 -Création automatique des mouvements (sortie + entrée)
65 -
66 -Suivi des emplacements temporaires
67 -
68 -Édition de l’arrêté de dépôt
69 -)))
70 -)))
71 -
72 -= Choix de la grille de saisie =
73 -
74 74  Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
75 75  
76 76  * **Grille "Registre – Dépôt"**
77 77  Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
78 78  
79 -[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
14 +[[image:1753175278829-510.png]]
80 80  
81 -
82 -(% class="box warningmessage" %)
83 -(((
84 84  **Attention à bien choisir sa grille de saisie**
85 85  **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
86 86  Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
... ... @@ -87,9 +87,8 @@
87 87  Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
88 88  \\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
89 89  Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
90 -)))
91 91  
92 -= Renseigner le numéro d'entrée =
23 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
93 93  
94 94  Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
95 95  
... ... @@ -98,7 +98,7 @@
98 98  
99 99  **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
100 100  
101 -== Génération standard du numéro d’entrée ==
32 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
102 102  
103 103  Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :
104 104  
... ... @@ -110,15 +110,15 @@
110 110  
111 111  >Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
112 112  
113 -[[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +[[image:1753175577052-480.png]]
114 114  
115 -== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
46 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
116 116  
117 117  Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.
118 118  
119 -[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +[[image:1753175716588-670.png]]
120 120  
121 -= Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? =
52 +== Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? ==
122 122  
123 123  Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
124 124  
... ... @@ -134,18 +134,16 @@
134 134  
135 135  L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
136 136  
137 -[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +[[image:1753176162996-242.png]]
138 138  
139 -
140 140  Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
141 141  
142 142  Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
143 143  
144 -[[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +[[image:1753176241737-272.png]]
145 145  
76 +== Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt ==
146 146  
147 -= Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt =
148 -
149 149  Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).
150 150  
151 151  Trois statuts sont proposés :
... ... @@ -155,81 +155,3 @@
155 155  * **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.
156 156  
157 157  Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.
158 -
159 -[[Champ de suivi>>image:1753188560848-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 -
161 -= Gérer la restitution d'un dépôt =
162 -
163 -== Tous les biens de l'entrée sont restitués ==
164 -
165 -Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
166 -
167 -1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt**
168 -Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
169 -1. (((
170 -**Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
171 -
172 -* **Année de restitution** ou **Date de restitution**
173 -correspond à la date à laquelle les objets ont quitté les collections.
174 -* **Type d’acte**
175 -choisir "Acte de fin de dépôt"
176 -* **Référence de l’acte**
177 -numéro ou intitulé du document justificatif.
178 -* **Date de l’acte**
179 -date du document officiel constatant la fin du dépôt.
180 -)))
181 -
182 -[[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 -
184 -
185 -Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
186 -
187 -[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 -
189 -== Seul une partie des biens de l'entrée est restituée ==
190 -
191 -**Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
192 -
193 -1. (((
194 -**Depuis la notice d’entrée initiale**
195 -
196 -dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
197 -)))
198 -
199 -[[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 -
201 -
202 -[[Renseignement des informations de restitution>>image:1744374067684-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -(% start="2" %)
206 -1. **Depuis la notice du bien**
207 -remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
208 -
209 -[[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 -
211 -[[Lien avec la nouvelle entrée (avec restitution)>>image:1744374334740-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1744374699243-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -)))
216 -)))|(% style="width:300px" %)(((
217 -(% class="box" %)
218 -(((
219 -**Sommaire**
220 -
221 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
222 -)))
223 -
224 -(% class="box" %)
225 -(((
226 - **Aller plus loin**
227 -
228 -* [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/]]
229 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
230 -* [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/]]
231 -* [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/]]
232 -)))
233 -)))
234 -
235 -
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