Saisir une Entrée

1

(% class="wikigeneratedid" %)

2

(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

3

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(((

6

= A quoi servent les entrées ? =

7

8

Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :

* d’un **achat**,

* d’un **don**,

* d’un **legs**,

* d’un **dépôt**,

* d’un **transfert**,

15

* d’une **saisie**,

16

* **d'une provenance inconnue**,

17

* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

18

19

Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.

20

21

Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.

22

23

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

24

25

* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,

26

* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),

27

* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),

28

* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,

29

* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

30

31

(% class="box warningmessage" %)

32

(((

33

Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.

34

)))

35

36

(% class="box infomessage" %)

37

(((

38

Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.

39

)))

40

41

>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.

42

>(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.

43

>(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.

44

>(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.

45

>(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.

46

>(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.

47

48

(% class="box warningmessage" %)

49

(((

50

La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.

51

)))

52

53

= Comment créer une notice Entrée ? =

54

55

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.

60

* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).

61

* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.

62

* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.

63

* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.

64

* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.

)))

)))

(((

== Depuis la table Entrées ==

70

71

* Cliquez sur l'icône de **création**

72

73

[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

== Depuis le tableau de bord ==

76

77

* Cliquez sur l'icône de **création**

78

79

[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

80

81

== A la volée depuis une notice principale ==

82

83

* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien

84

85

[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

86

87

88

(% class="box infomessage" %)

89

(((

90

**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.

91

)))

92

93

= Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition =

94

95

Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**

96

97

**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.

98

Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.

99

100

== Choix de la grille de saisie ==

101

102

Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

103

104

* **Grille "Acquisition – complète"** :

105

Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.

106

* **Grille "Registre – Acquisition"** :

107

Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.

108

109

[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

111

112

(% class="box warningmessage" %)

113

(((

114

**Attention à bien choisir sa grille de saisie**

115

**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.

116

Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.

117

Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.

118

**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.

119

)))

120

121

== Renseigner le numéro d'entrée ==

122

123

Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

124

125

(% class="box infomessage" %)

126

(((

127

**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.

128

)))

129

130

=== Génération standard du numéro d’entrée ===

131

132

Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :

133

134

* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),

135

* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

136

137

Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

138

139

>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :

)))

(((

[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===

146

147

Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.

148

149

**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

150

151

[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

153

154

== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==

155

156

Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.

157

158

Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.

159

160

Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.

161

162

Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.

163

164

Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.

165

166

Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.

167

168

Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.

169

170

L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

171

172

[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

173

174

175

Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).

176

177

[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

178

179

== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==

180

181

En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.

182

183

Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.

184

185

Trois valeurs peuvent être sélectionnées :

186

187

* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.

188

* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.

189

* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.

190

191

Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.

192

193

[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

194

195

= Renseigner une entrée pour une origine inconnue =

196

197

Une entrée de type **Origine inconnue** est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens **présents dans les collections** sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.

198

199

Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de **rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires**, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.

200

201

Elle est utilisée principalement dans les cas de :

202

203

* biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),

204

* objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,

205

* reprises de collections historiques mal documentées.

206

207

== Choix de la grille de saisie ==

208

209

Lors de la création d’une entrée de type **Origine inconnue**, une grille spécifique est proposée en standard :

210

211

* **Grille "Registre – Origine inconnue"**

212

Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).

213

Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.

214

215

[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175235157-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

(% class="box warningmessage" %)

218

(((

219

**Attention à bien choisir sa grille de saisie**

220

**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.

221

Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.

222

Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.

223

)))

224

225

== Renseigner le numéro d'entrée ==

226

227

Le champ **« Numéro d’entrée »** est **obligatoire**, même dans le cas d’une entrée de type **Origine inconnue**. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.

228

229

Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un **numéro d’inventaire attribué historiquement**, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc **compléter a posteriori la documentation réglementaire**, sans remettre en cause l’inventaire existant.

230

231

**Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée** : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.

232

233

(% class="box infomessage" %)

234

(((

235

**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.

)))

(((

=== (% id="cke_bm_668454S" style="display:none" %) (%%)Génération standard du numéro d’entrée ===

240

241

Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :

242

243

* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),

244

* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

245

246

Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

247

248

>(% class="small" %)Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :

)))

(((

[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753174282518-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===

255

256

Si le numéro d'inventaire de l'objet **n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.

257

258

**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

259

260

[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753174411865-731.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

261

)))

262

263

== Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ? ==

264

265

Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’**enrichir la notice d’entrée** en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :

266

267

Un **champ de description libre** permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :

268

269

* éléments contextuels observés lors du récolement,

270

* hypothèses sur la provenance,

271

* mention d’un ancien marquage,

272

* ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.

273

274

Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type **Origine inconnue** :

275

276

* des **documents** (table //Autres documents//) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,

277

* des **unités d’archives** : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,

278

* des **notices Photothèque** : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),

279

* des **notices Bibliographie** : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,

280

* des **notices Vidéo/Son** : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.

281

282

Ces liaisons permettent de **regrouper toutes les informations et indices disponibles** pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.

283

284

Elles contribuent à **documenter la régularisation** de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.

285

286

= Renseigner une entrée pour un dépôt entrant =

287

288

Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.

289

290

Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.

291

292

== Choix de la grille de saisie ==

293

294

Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :

295

296

* **Grille "Registre – Dépôt"**

297

Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.

298

299

[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

300

301

(% class="box warningmessage" %)

302

(((

303

**Attention à bien choisir sa grille de saisie**

304

**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.

305

Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.

306

Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.

307

\\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.

308

Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).

)))

)))

(((

== Renseigner le numéro d'entrée ==

314

315

Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.

316

317

Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :

318

vous pouvez utiliser **la génération automatique** ou **le champ manuel**, selon la logique de numérotation de l’établissement.

319

320

(% class="box infomessage" %)

321

(((

322

**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.

323

)))

324

325

=== Génération standard du numéro d’entrée ===

326

327

328

Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :

329

330

* l’**année d’inscription au registre**, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,

331

* le **champ “D automatique”**, qui ajoute automatiquement la lettre **D** pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,

332

* le **numéro de lot**, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.

333

334

Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.

335

336

>(% class="small" %)Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :

337

338

[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

339

340

=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===

341

342

Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.

343

344

[[Utilisation du numéro d'entée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

345

346

== Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? ==

347

348

Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.

349

350

Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.

351

352

Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.

353

354

Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.

355

356

Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.

357

358

Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.

359

360

L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.

361

362

[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

363

364

365

Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**

366

367

Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.

368

369

[[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

== Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt ==

372

373

Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).

374

375

Trois statuts sont proposés :

376

377

* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.

378

* **Accepté** : le dépôt a été validé.

379

* **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.

380

381

Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

)))

== ==

== Dépôts ==

Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :

400

401

[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

402

403

404

__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).

405

406

407

[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

408

409

[[image:1728291923431-249.png]]

410

411

[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

412

413

== Inventaire rétrospectif ==

414

415

416

Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.

417

418

419

[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

420

421

422

[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

423

424

== Origine inconnue ==

425

426

427

Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.

428

429

[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

430

431

432

[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

433

434

(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)

435

(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)

436

437

== Lier des documents et unités d'archives ==

438

439

440

Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).

441

442

443

[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

444

445

446

== Suivre l'état d'avancement du dossier ==

447

448

449

En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.

450

451

Changer l'état d'avancement en :

452

453

* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.

454

* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.

455

456

[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

457

458

459

== Transfert de propriété ==

460

461

462

Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//

463

464

465

[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

466

467

468

[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

469

470

471

= Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =

472

473

474

Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.

475

476

Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).

477

478

Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).

479

480

(% class="box infomessage" %)

481

(((

482

**Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.**

)))

[[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]

487

488

(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)

489

//Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//

490

491

= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =

492

493

Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.

494

Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.

495

496

Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.

497

498

== Choix de la grille de saisie ==

499

500

Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :

501

502

* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :

503

Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.

504