Code source wiki de Saisir une Entrée
Version 7.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 10:24
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 2 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs** | ||
| 3 | |||
| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | = A quoi servent les entrées ? = | ||
| 7 | |||
| 8 | Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse : | ||
| 9 | |||
| 10 | * d’un **achat**, | ||
| 11 | * d’un **don**, | ||
| 12 | * d’un **legs**, | ||
| 13 | * d’un **dépôt**, | ||
| 14 | * d’un **transfert**, | ||
| 15 | * d’une **saisie**, | ||
| 16 | * **d'une provenance inconnue**, | ||
| 17 | * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés). | ||
| 18 | |||
| 19 | Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**. | ||
| 20 | |||
| 21 | Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**. | ||
| 22 | |||
| 23 | Ces notices jouent un rôle essentiel pour : | ||
| 24 | |||
| 25 | * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique, | ||
| 26 | * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.), | ||
| 27 | * **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...), | ||
| 28 | * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**, | ||
| 29 | * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels. | ||
| 30 | |||
| 31 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 32 | ((( | ||
| 33 | Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**. | ||
| 34 | ))) | ||
| 35 | |||
| 36 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 37 | ((( | ||
| 38 | Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien. | ||
| 39 | ))) | ||
| 40 | |||
| 41 | >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**. | ||
| 42 | >(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**. | ||
| 43 | >(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**. | ||
| 44 | >(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**. | ||
| 45 | >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**. | ||
| 46 | >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**. | ||
| 47 | |||
| 48 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 49 | ((( | ||
| 50 | La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables. | ||
| 51 | ))) | ||
| 52 | |||
| 53 | = Comment créer une notice Entrée ? = | ||
| 54 | |||
| 55 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 56 | ((( | ||
| 57 | **Bonnes pratiques** | ||
| 58 | |||
| 59 | * **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**. | ||
| 60 | * **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.). | ||
| 61 | * **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt. | ||
| 62 | * **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs. | ||
| 63 | * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt. | ||
| 64 | * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents. | ||
| 65 | ))) | ||
| 66 | ))) | ||
| 67 | |||
| 68 | ((( | ||
| 69 | == Depuis la table Entrées == | ||
| 70 | |||
| 71 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 72 | |||
| 73 | [[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 74 | |||
| 75 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 76 | |||
| 77 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 78 | |||
| 79 | [[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 80 | |||
| 81 | == A la volée depuis une notice principale == | ||
| 82 | |||
| 83 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 84 | |||
| 85 | [[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 86 | |||
| 87 | |||
| 88 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 89 | ((( | ||
| 90 | **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**. | ||
| 91 | ))) | ||
| 92 | |||
| 93 | = Renseigner une nouvelle acquisition = | ||
| 94 | |||
| 95 | Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.** | ||
| 96 | |||
| 97 | **Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections. | ||
| 98 | Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France. | ||
| 99 | |||
| 100 | == Choix de la grille de saisie == | ||
| 101 | |||
| 102 | Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard : | ||
| 103 | |||
| 104 | * **Grille "Acquisition – complète"** : | ||
| 105 | Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition. | ||
| 106 | * **Grille "Registre – Acquisition"** : | ||
| 107 | Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires. | ||
| 108 | |||
| 109 | [[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 110 | |||
| 111 | |||
| 112 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 113 | ((( | ||
| 114 | **Attention à bien choisir sa grille de saisie** | ||
| 115 | **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire. | ||
| 116 | Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**. | ||
| 117 | Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**. | ||
| 118 | **Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée. | ||
| 119 | ))) | ||
| 120 | |||
| 121 | == Renseigner le numéro d'entrée == | ||
| 122 | |||
| 123 | Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés. | ||
| 124 | |||
| 125 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 126 | ((( | ||
| 127 | **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora. | ||
| 128 | ))) | ||
| 129 | |||
| 130 | === Génération standard du numéro d’entrée === | ||
| 131 | |||
| 132 | Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** : | ||
| 133 | |||
| 134 | * **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition), | ||
| 135 | * **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année). | ||
| 136 | |||
| 137 | Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires. | ||
| 138 | |||
| 139 | >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 : | ||
| 140 | ))) | ||
| 141 | |||
| 142 | ((( | ||
| 143 | [[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 144 | |||
| 145 | === Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » === | ||
| 146 | |||
| 147 | Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**. | ||
| 148 | |||
| 149 | **Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement. | ||
| 150 | |||
| 151 | [[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 152 | |||
| 153 | |||
| 154 | == Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? == | ||
| 155 | |||
| 156 | Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections. | ||
| 157 | |||
| 158 | Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien. | ||
| 159 | |||
| 160 | Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération. | ||
| 161 | |||
| 162 | Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté. | ||
| 163 | |||
| 164 | Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet. | ||
| 165 | |||
| 166 | Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide. | ||
| 167 | |||
| 168 | Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent. | ||
| 169 | |||
| 170 | L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps. | ||
| 171 | |||
| 172 | [[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 173 | |||
| 174 | |||
| 175 | Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.). | ||
| 176 | |||
| 177 | [[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 178 | |||
| 179 | == Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition == | ||
| 180 | |||
| 181 | En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée. | ||
| 182 | |||
| 183 | Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction. | ||
| 184 | |||
| 185 | Trois valeurs peuvent être sélectionnées : | ||
| 186 | |||
| 187 | * **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission. | ||
| 188 | * **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition. | ||
| 189 | * **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable. | ||
| 190 | |||
| 191 | Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions. | ||
| 192 | |||
| 193 | |||
| 194 | |||
| 195 | ))) | ||
| 196 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 197 | |||
| 198 | ))) | ||
| 199 | |||
| 200 | |||
| 201 | |||
| 202 | |||
| 203 | == == | ||
| 204 | |||
| 205 | |||
| 206 | == Dépôts == | ||
| 207 | |||
| 208 | |||
| 209 | Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés : | ||
| 210 | |||
| 211 | [[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 212 | |||
| 213 | |||
| 214 | __Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire). | ||
| 215 | |||
| 216 | |||
| 217 | [[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 218 | |||
| 219 | [[image:1728291923431-249.png]] | ||
| 220 | |||
| 221 | [[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 222 | |||
| 223 | == Inventaire rétrospectif == | ||
| 224 | |||
| 225 | |||
| 226 | Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement. | ||
| 227 | |||
| 228 | |||
| 229 | [[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 230 | |||
| 231 | |||
| 232 | [[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 233 | |||
| 234 | == Origine inconnue == | ||
| 235 | |||
| 236 | |||
| 237 | Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue. | ||
| 238 | |||
| 239 | [[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 240 | |||
| 241 | |||
| 242 | [[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 243 | |||
| 244 | (% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %) | ||
| 245 | (% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %) | ||
| 246 | |||
| 247 | == Lier des documents et unités d'archives == | ||
| 248 | |||
| 249 | |||
| 250 | Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG). | ||
| 251 | |||
| 252 | |||
| 253 | [[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 254 | |||
| 255 | |||
| 256 | == Suivre l'état d'avancement du dossier == | ||
| 257 | |||
| 258 | |||
| 259 | En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition. | ||
| 260 | |||
| 261 | Changer l'état d'avancement en : | ||
| 262 | |||
| 263 | * Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition. | ||
| 264 | * Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition. | ||
| 265 | |||
| 266 | [[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 267 | |||
| 268 | |||
| 269 | == Transfert de propriété == | ||
| 270 | |||
| 271 | |||
| 272 | Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].// | ||
| 273 | |||
| 274 | |||
| 275 | [[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 276 | |||
| 277 | |||
| 278 | [[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] | ||
| 279 | |||
| 280 | |||
| 281 | = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille = | ||
| 282 | |||
| 283 | |||
| 284 | Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts. | ||
| 285 | |||
| 286 | Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot). | ||
| 287 | |||
| 288 | Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.). | ||
| 289 | |||
| 290 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 291 | ((( | ||
| 292 | **Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.** | ||
| 293 | ))) | ||
| 294 | |||
| 295 | |||
| 296 | [[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] | ||
| 297 | |||
| 298 | (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %) | ||
| 299 | //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])// | ||
| 300 | |||
| 301 | = = |