Code source wiki de Saisir une Entrée
Version 10.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 11:43
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 2 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs** | ||
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| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | = A quoi servent les entrées ? = | ||
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| 7 | Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse : | ||
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| 9 | * d’un **achat**, | ||
| 10 | * d’un **don**, | ||
| 11 | * d’un **legs**, | ||
| 12 | * d’un **dépôt**, | ||
| 13 | * d’un **transfert**, | ||
| 14 | * d’une **saisie**, | ||
| 15 | * **d'une provenance inconnue**, | ||
| 16 | * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés). | ||
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| 18 | Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**. | ||
| 19 | |||
| 20 | Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**. | ||
| 21 | |||
| 22 | Ces notices jouent un rôle essentiel pour : | ||
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| 24 | * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique, | ||
| 25 | * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.), | ||
| 26 | * **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...), | ||
| 27 | * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**, | ||
| 28 | * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels. | ||
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| 30 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 31 | ((( | ||
| 32 | Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**. | ||
| 33 | ))) | ||
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| 35 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 36 | ((( | ||
| 37 | Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien. | ||
| 38 | ))) | ||
| 39 | |||
| 40 | >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**. | ||
| 41 | >(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**. | ||
| 42 | >(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**. | ||
| 43 | >(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**. | ||
| 44 | >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**. | ||
| 45 | >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**. | ||
| 46 | |||
| 47 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 48 | ((( | ||
| 49 | La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables. | ||
| 50 | ))) | ||
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| 52 | = Comment créer une notice Entrée ? = | ||
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| 54 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 55 | ((( | ||
| 56 | **Bonnes pratiques** | ||
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| 58 | * **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**. | ||
| 59 | * **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.). | ||
| 60 | * **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt. | ||
| 61 | * **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs. | ||
| 62 | * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt. | ||
| 63 | * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents. | ||
| 64 | ))) | ||
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| 66 | == Depuis la table Entrées == | ||
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| 68 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
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| 70 | [[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 71 | |||
| 72 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 73 | |||
| 74 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 75 | |||
| 76 | [[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 77 | |||
| 78 | == A la volée depuis une notice principale == | ||
| 79 | |||
| 80 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 81 | |||
| 82 | [[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 83 | |||
| 84 | |||
| 85 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 86 | ((( | ||
| 87 | **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**. | ||
| 88 | ))) | ||
| 89 | |||
| 90 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
| 91 | |||
| 92 | 1. **Choisir la grille de saisie** | ||
| 93 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 94 | 1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée** | ||
| 95 | 1. **Enregistrer la notice** | ||
| 96 | 1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés. | ||
| 97 | |||
| 98 | [[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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| 102 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
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| 109 | = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille = | ||
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| 112 | Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts. | ||
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| 114 | Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot). | ||
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| 116 | Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.). | ||
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| 118 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 119 | ((( | ||
| 120 | **Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.** | ||
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| 124 | [[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] | ||
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| 126 | (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %) | ||
| 127 | //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])// | ||
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