Les entrées permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :
d’un achat,
d’un don,
d’un legs,
d’un dépôt,
d’un transfert,
d’une saisie,
d'une provenance inconnue,
ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.
Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi administratif, juridique, documentaire et réglementaire.
Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
Conserver les références légales ou internes (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
Une notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.
Dès qu’un ou plusieurs biens sont nouvellement intégrés ou régularisés, une notice d’entrée est indispensable pour garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat". Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don". Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt". Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert". Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue". Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".
La table des entrées est une table scientifique et historique, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais ne remplace pas la saisie dans les registres réglementaires (biens affectés aux collections ou biens reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.
Comment créer une notice Entrée ?
Bonnes pratiques
Choisir précisément le type d’entrée selon le contexte global : acquisition, dépôt, transfert, origine inconnue, ou inventaire rétrospectif.
Ne pas confondre le type d’entrée (qui correspond au statut administratif ou juridique du lot) avec le mode d’acquisition (qui précise s’il s’agit d’un achat, d’un don, d’un legs, etc.).
Grouper dans une même notice les informations communes à un lot d’acquisition ou de dépôt.
Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
Ne pas réutiliser une même notice entrée pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
Depuis la table Entrées
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table Entrées
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord
A la volée depuis une notice principale
Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien
Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale
Particularités de la création à la volée : une fois la personne enregistrée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité sans interrompre la saisie principale.
Renseigner et enregistrer la notice
Choisir la grille de saisie
Remplir les champs de la grille
Champ obligatoire : Numéro d'entrée
Enregistrer la notice
Une fois enregistrée, la notice devient disponible dans tous les formulaires liés.
Enregistrer la notice
Cas particulier : gestion des dépôts de fouille
Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.
