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Modifications pour le document Saisir une Entrée

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,110 +1,85 @@
1 -(% class="wikigeneratedid" %)
2 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
3 3  
4 -|(% style="width:840px" %)(((
5 -(((
6 -= A quoi servent les entrées ? =
5 += Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
7 7  
8 -Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
9 9  
10 -* d’un **achat**,
11 -* d’un **don**,
12 -* d’un **legs**,
13 -* d’un **dépôt**,
14 -* d’un **transfert**,
15 -* d’une **saisie**,
16 -* **d'une provenance inconnue**,
17 -* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
8 +Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
18 18  
19 -Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
10 +Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
20 20  
21 -Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
22 22  
23 -Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
13 +La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
24 24  
25 -* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
26 -* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
27 -* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
28 -* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
29 -* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
15 +On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
30 30  
31 -(% class="box warningmessage" %)
32 -(((
33 -Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
34 -)))
17 +La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
35 35  
19 +* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
20 +* l'**année d'entrée**
21 +* le **numéro de lot**
22 +
23 +OU
24 +
25 +* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
26 +
27 +De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
28 +
29 +
36 36  (% class="box infomessage" %)
37 37  (((
38 -Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
32 +Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
33 +Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
39 39  )))
40 40  
41 ->(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
42 ->(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
43 ->(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
44 ->(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
45 ->(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
46 ->(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
36 += Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
47 47  
48 -(% class="box warningmessage" %)
49 -(((
50 -La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
51 -)))
38 +[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 52  
53 -= Comment créer une notice Entrée ? =
54 54  
55 -(% class="box successmessage" %)
56 -(((
57 -**Bonnes pratiques**
41 +[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
58 58  
59 -* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
60 -* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
61 -* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
62 -* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
63 -* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 -* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65 -)))
66 66  
67 -== Depuis la table Entrées ==
44 +(% class="box infomessage" %)
45 +(((
46 +**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
68 68  
69 -* Cliquez sur l'icône de **création**
70 70  
71 -[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
50 +)))
72 72  
73 -== Depuis le tableau de bord ==
52 += Grilles de saisie =
74 74  
75 -* Cliquez sur l'icône de **création**
54 +== Grille standard ==
76 76  
77 -[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -== A la volée depuis une notice principale ==
57 +Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
80 80  
81 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
59 +[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82 82  
83 -[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
62 +[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
85 85  
86 -(% class="box infomessage" %)
87 -(((
88 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
89 -)))
90 90  
91 -= =
65 +== Acquisitions ==
92 92  
93 -= =
94 94  
68 +Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
95 95  
96 -
97 -)))
98 -)))|(% style="width:300px" %)(((
99 -
100 -)))
70 +[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101 101  
102 102  
73 +[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 103  
75 +[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 104  
105 -== ==
106 106  
78 +(% class="wikigeneratedid" %)
79 +Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
107 107  
81 +[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82 +
108 108  == Dépôts ==
109 109  
110 110  
... ... @@ -200,21 +200,4 @@
200 200  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
201 201  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
202 202  
203 -= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
204 -
205 -Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 -Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 -
208 -Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 -
210 -== Choix de la grille de saisie ==
211 -
212 -Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 -
214 -* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 -Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 -Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 -
218 -[[image:1753173299278-729.png]]
219 -
220 -
178 += =
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