Modifications pour le document Saisir une Entrée

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,12 +1,20 @@
  (% class="wikigeneratedid" %)
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--= A quoi servent les entrées ? =
++La table des Entrées permet de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les actes par lesquels des biens intègrent les collections.
--Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
++Chaque notice d’entrée correspond à un lot cohérent de biens accompagné d’informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières.
++Elle constitue une étape essentielle pour garantir la traçabilité des objets et leur intégration dans les registres réglementaires du musée.
++)))
++
++= À quoi servent les entrées ? =
++
++Les entrées permettent de formaliser tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :
++
  * d’un **achat**,
  * d’un **don**,
  * d’un **legs**,
@@ -16,26 +16,33 @@
  * **d'une provenance inconnue**,
  * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
--Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
++Chaque notice d’entrée consigne l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée.
++Une notice d’entrée est indispensable dès qu’un ou plusieurs biens sont intégrés ou régularisés, même lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
--Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
++Cette intégration peut être provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.
++Les entrées concernent donc tous les contextes dans lesquels un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi :
++
++* administratif,
++* juridique,
++* documentaire,
++* réglementaire.
++
  Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
  * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
  * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
--* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
++* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...),
  * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
  * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
--)))
++Attention
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
++Une notice d’entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.
++
++La table des Entrées est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle documente les actes d’intégration mais **ne se substitue pas aux registres réglementaires** (biens affectés ou reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.
  )))
  >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
@@ -45,11 +45,6 @@
  >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
  >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
--)))
--
  = Comment créer une notice Entrée ? =
  (% class="box successmessage" %)
@@ -56,165 +56,124 @@
  (((
  **Bonnes pratiques**
--* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
--* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
--* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
--* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
--* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
--* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
++* Choisir avec précision le **type d’entrée** (acquisition, dépôt, transfert, etc.) selon le **contexte administratif ou juridique global**.
++* Ne pas confondre **type d’entrée** (statut global) et **mode d’acquisition** (achat, don, legs...).
++* Regrouper dans une même notice les **informations communes** à un lot de biens.
++* Se référer à la **charte de saisie du SMF** : les grilles sont alignées avec la [[Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]].
++* Créer systématiquement une notice d’entrée pour chaque bien patrimonial.
++* Ne jamais réutiliser une notice d’entrée pour des actes de nature différente.
  )))
  == Depuis la table Entrées ==
--* Cliquez sur l'icône de **création**
++Cliquez sur l'icône de **création**
  [[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Depuis le tableau de bord ==
--*  Cliquez sur l'icône de **création**
++ Cliquez sur l'icône de **création**
  [[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == A la volée depuis une notice principale ==
--* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
++Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien.
++Une fois la notice créée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice principale que vous étiez en train de compléter.
++Cette méthode permet de créer une entrée sans interrompre la saisie en cours.
++
  [[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
--)))
++= Renseigner et enregistrer la notice =
--=   =
++1. **Choisir la grille de saisie**
++1. **Remplir les champs** de la grille
++1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
++1. **Enregistrer la notice**
++1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
--=   =
++[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--
--)))
++= Lier une entrée à un bien =
++== Créer un bien depuis l'entrée ==
++Depuis une notice d’entrée enregistrée, vous pouvez créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées.
++Cette méthode permet d’assurer un lien cohérent et fiable entre le bien et son acte d’entrée.
--==   ==
++1. Accéder à la notice d’entrée : accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
++1. Cliquer sur l’icône de création de bien : dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
++1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
++1. Compléter la notice de bien : les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée ; ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie. :
++* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
++* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
++* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
++* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
--== Dépôts ==
++(% start="5" %)
++1. Compléter le **numéro d’inventaire**, généré automatiquement à partir du numéro d’entrée (ex : 1996.10 → à compléter en 1996.10.1)
++1. Finaliser la saisie du bien (titre, description, datation, etc.).
++1. Enregistrer : le bien est alors visible depuis la notice d’entrée, dans le champ “Biens liés”.
++[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
++[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
++[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[image:1728291923431-249.png]]
++== Lier une entrée existante depuis un bien ==
--[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
--== Inventaire rétrospectif ==
++1. Accéder à la notice de bien concernée
++1. Localiser le champ **Entrée** dans le formulaire
++1. Cliquer sur l’icône de recherche (loupe) : une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
++1. Sélectionner une notice d’entrée existante via les filtres de recherche :
++1. Valider : le lien est automatiquement établi.
++[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
++[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* [[Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition>>doc:.Gérer les nouvelles acquisitions.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Renseigner une entrée pour une origine inconnue>>doc:.Renseigner une entrée pour une origine inconnue.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Renseigner une entrée pour un dépôt entrant>>doc:.Renseigner une entrée pour un dépôt entrant.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif>>doc:.Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
++)))
--== Origine inconnue ==
--
--
--Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
--
--[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
--(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
--
--== Lier des documents et unités d'archives ==
--
--
--Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
--
--
--[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
--
--
--En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
--
--Changer l'état d'avancement en :
--
--* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
--* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
--
--[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Transfert de propriété ==
--
--
--Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
--
--
--[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--= Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
--
--
--Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
--
--Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
--
--Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--**Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.**
--)))
++ **Icônes principales**
--
--[[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]
--
--(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
--//Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
--
--= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
--
--Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
--Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
--
--Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
--
--== Choix de la grille de saisie ==
--
--Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
--
--* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
--Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
--Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
--
--[[image:1753173299278-729.png]]
--
++* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
++* [[image:1753183767319-876.png||height="25" width="25"]] : Créer une entrée
++
++* [[image:1753184064705-814.png]] : Créer un bien lié à l'entrée
++)))
++)))

1751381864410-542.png

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