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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:38
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/07 10:16
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,8 +1,13 @@
1 1  (% class="wikigeneratedid" %)
2 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 +(% class="box" %)
5 5  (((
7 +La **table des entrées** permet de documenter de manière centralisée et normalisée tous les actes par lesquels des biens rejoignent les collections.
8 +Chaque entrée correspond à un **lot cohérent** de biens, accompagné de ses informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières. Elle constitue une étape incontournable pour garantir la **traçabilité** des objets et leur bonne intégration dans les **registres réglementaires** du musée.
9 +)))
10 +
6 6  = A quoi servent les entrées ? =
7 7  
8 8  Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -24,7 +24,7 @@
24 24  
25 25  * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
26 26  * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
27 -* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
32 +* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...),
28 28  * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
29 29  * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
30 30  
... ... @@ -88,133 +88,116 @@
88 88  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
89 89  )))
90 90  
91 -= =
96 += Renseigner et enregistrer la notice =
92 92  
93 -= =
98 +1. **Choisir la grille de saisie**
99 +1. **Remplir les champs** de la grille
100 +1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
101 +1. **Enregistrer la notice**
102 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
94 94  
104 +[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  
96 -
97 -)))
98 -)))|(% style="width:300px" %)(((
99 -
100 -)))
101 101  
107 += Lier une entrée à un bien =
102 102  
109 +== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
103 103  
111 +Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
104 104  
105 -== ==
113 +Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
106 106  
115 +1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
116 +Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
117 +1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
118 +Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
119 +1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
120 +1. (((
121 +**Remplir le formulaire de création du bien**
122 +Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
123 +Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
124 +)))
107 107  
108 -== Dépôts ==
126 +* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
127 +* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
128 +* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
129 +* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
109 109  
131 +Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
110 110  
111 -Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
133 +(% start="5" %)
134 +1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
135 +Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
136 +Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
137 +1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
138 +Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
139 +1. **Enregistrer la notice de bien**
140 +Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
141 +Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
112 112  
113 -[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
143 +[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
145 +[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
117 117  
148 +[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
120 120  
121 -[[image:1728291923431-249.png]]
151 +[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
124 124  
125 -== Inventaire rétrospectif ==
154 +== Lier une entrée existante depuis un bien ==
126 126  
156 +Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
127 127  
128 -Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
158 +1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
159 +Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
160 +1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
161 +Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
162 +1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
163 +Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
164 +Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
165 +1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
166 +Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
167 +Le lien est automatiquement établi.
129 129  
169 +[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 -[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
132 132  
172 +[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +)))|(% style="width:300px" %)(((
174 +(% class="box" %)
175 +(((
176 +**Sommaire**
133 133  
134 -[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
178 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
179 +)))
135 135  
136 -== Origine inconnue ==
181 +(% class="box" %)
182 +(((
183 +**Aller plus loin**
137 137  
185 +* [[Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition>>doc:.Gérer les nouvelles acquisitions.WebHome||target="_blank"]]
186 +* [[Renseigner une entrée pour une origine inconnue>>doc:.Renseigner une entrée pour une origine inconnue.WebHome||target="_blank"]]
187 +* [[Renseigner une entrée pour un dépôt entrant>>doc:.Renseigner une entrée pour un dépôt entrant.WebHome||target="_blank"]]
188 +* [[Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif>>doc:.Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif.WebHome||target="_blank"]]
189 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
190 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
191 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
192 +)))
138 138  
139 -Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
140 -
141 -[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
142 -
143 -
144 -[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 -
146 -(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
147 -(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
148 -
149 -== Lier des documents et unités d'archives ==
150 -
151 -
152 -Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
153 -
154 -
155 -[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 -
157 -
158 -== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
159 -
160 -
161 -En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
162 -
163 -Changer l'état d'avancement en :
164 -
165 -* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
166 -* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
167 -
168 -[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 -
170 -
171 -== Transfert de propriété ==
172 -
173 -
174 -Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
175 -
176 -
177 -[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
178 -
179 -
180 -[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 -
182 -
183 -= Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
184 -
185 -
186 -Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
187 -
188 -Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
189 -
190 -Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
191 -
192 -(% class="box infomessage" %)
194 +(% class="box" %)
193 193  (((
194 -**Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.**
195 -)))
196 + **Icônes principales**
196 196  
198 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
197 197  
198 -[[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]
199 199  
200 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
201 -//Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
202 202  
203 -= Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
202 +* [[image:1753183767319-876.png||height="25" width="25"]] : Créer une entrée
204 204  
205 -Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 -Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 207  
208 -Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 209  
210 -== Choix de la grille de saisie ==
211 -
212 -Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 -
214 -* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 -Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 -Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 -
218 -[[image:1753173299278-729.png]]
219 -
220 -
206 +* [[image:1753184064705-814.png]] : Créer un bien lié à l'entrée
207 +)))
208 +)))
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