Modifications pour le document Saisir une Entrée

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,208 +1,85 @@
1		-(% class="wikigeneratedid" %)
2		-(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
	1	+{{box title="**Sommaire**"}}
	2	+{{toc/}}
	3	+{{/box}}
3	3
4		-|(% style="width:840px" %)(((
5		-(((
6		-= A quoi servent les entrées ? =
	5	+= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
7	7
8		-Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
9	9
10		-* d’un **achat**,
11		-* d’un **don**,
12		-* d’un **legs**,
13		-* d’un **dépôt**,
14		-* d’un **transfert**,
15		-* d’une **saisie**,
16		-* **d'une provenance inconnue**,
17		-* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
	8	+Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
18	18
19		-Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
	10	+Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
20	20
21		-Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
22	22
23		-Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
	13	+La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
24	24
25		-* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
26		-* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
27		-* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
28		-* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
29		-* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
	15	+On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
30	30
31		-(% class="box warningmessage" %)
32		-(((
33		-Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
34		-)))
	17	+La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
35	35
36		-(% class="box infomessage" %)
37		-(((
38		-Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
39		-)))
	19	+* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
	20	+* l'**année d'entrée**
	21	+* le **numéro de lot**
40	40
41		->(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
42		->(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
43		->(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
44		->(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
45		->(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
46		->(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
	23	+OU
47	47
48		-(% class="box warningmessage" %)
49		-(((
50		-La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
51		-)))
	25	+* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
52	52
53		-= Comment créer une notice Entrée ? =
	27	+De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
54	54
55		-(% class="box successmessage" %)
56		-(((
57		-**Bonnes pratiques**
58	58
59		-* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
60		-* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
61		-* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
62		-* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
63		-* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64		-* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65		-)))
66		-)))
67		-
68		-(((
69		-== Depuis la table Entrées ==
70		-
71		-* Cliquez sur l'icône de **création**
72		-
73		-[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74		-
75		-== Depuis le tableau de bord ==
76		-
77		-* Cliquez sur l'icône de **création**
78		-
79		-[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80		-
81		-== A la volée depuis une notice principale ==
82		-
83		-* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
84		-
85		-[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86		-
87		-
88	88	(% class="box infomessage" %)
89	89	(((
90		-**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
	32	+Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
	33	+Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
91	91	)))
92	92
93		-= Renseigner une nouvelle acquisition =
	36	+= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
94	94
95		-Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
	38	+[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
96	96
97		-**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98		-Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
99	99
100		-== Choix de la grille de saisie ==
	41	+[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101	101
102		-Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
103	103
104		-* **Grille "Acquisition – complète"** :
105		-Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106		-* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107		-Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108		-
109		-[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110		-
111		-
112		-(% class="box warningmessage" %)
113		-(((
114		-**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115		-**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116		-Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117		-Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118		-**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119		-)))
120		-
121		-== Renseigner le numéro d'entrée ==
122		-
123		-Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124		-
125	125	(% class="box infomessage" %)
126	126	(((
127		-**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128		-)))
	46	+**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
129	129
130		-=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131	131
132		-Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133		-
134		-* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135		-* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136		-
137		-Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138		-
139		->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
	49	+Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
140	140	)))
141	141
142		-(((
143		-[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	52	+= Grilles de saisie =
144	144
145		-=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
	54	+== Grille standard ==
146	146
147		-Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148	148
149		-**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
	57	+Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
150	150
151		-[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59	+[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
152	152
153	153
154		-== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
	62	+[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
155	155
156		-Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
157	157
158		-Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
	65	+== Acquisitions ==
159	159
160		-Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
161	161
162		-Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
	68	+Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
163	163
164		-Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
	70	+[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
165	165
166		-Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
167	167
168		-Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
	73	+[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169	169
170		-L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
	75	+[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171	171
172		-[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173	173
	78	+(% class="wikigeneratedid" %)
	79	+Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
174	174
175		-Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
	81	+[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176	176
177		-[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178		-
179		-== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
180		-
181		-En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
182		-
183		-Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
184		-
185		-Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
186		-
187		-* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
188		-* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
189		-* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
190		-
191		-Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
192		-
193		-
194		-
195		-)))
196		-)))|(% style="width:300px" %)(((
197		-
198		-)))
199		-
200		-
201		-
202		-
203		-== ==
204		-
205		-
206	206	== Dépôts ==
207	207
208	208

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