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Modifications pour le document Saisir une Entrée

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,161 +1,19 @@
1 -(% class="wikigeneratedid" %)
2 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
3 3  
4 -|(% style="width:840px" %)(((
5 -(((
6 -= A quoi servent les entrées ? =
5 += Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
7 7  
8 -Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
9 9  
10 -* d’un **achat**,
11 -* d’un **don**,
12 -* d’un **legs**,
13 -* d’un **dépôt**,
14 -* d’un **transfert**,
15 -* d’une **saisie**,
16 -* **d'une provenance inconnue**,
17 -* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
8 +Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
18 18  
19 -Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
10 +Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
20 20  
21 -Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
22 22  
23 -Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
13 +La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
24 24  
25 -* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
26 -* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
27 -* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
28 -* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
29 -* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
15 +On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
30 30  
31 -(% class="box warningmessage" %)
32 -(((
33 -Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
34 -)))
35 -
36 -(% class="box infomessage" %)
37 -(((
38 -Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
39 -)))
40 -
41 ->(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
42 ->(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
43 ->(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
44 ->(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
45 ->(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
46 ->(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
47 -
48 -(% class="box warningmessage" %)
49 -(((
50 -La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
51 -)))
52 -
53 -= Comment créer une notice Entrée ? =
54 -
55 -(% class="box successmessage" %)
56 -(((
57 -**Bonnes pratiques**
58 -
59 -* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
60 -* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
61 -* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
62 -* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
63 -* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 -* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
65 -)))
66 -)))
67 -
68 -(((
69 -== Depuis la table Entrées ==
70 -
71 -* Cliquez sur l'icône de **création**
72 -
73 -[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 -
75 -== Depuis le tableau de bord ==
76 -
77 -* Cliquez sur l'icône de **création**
78 -
79 -[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -== A la volée depuis une notice principale ==
82 -
83 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
84 -
85 -[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -(% class="box infomessage" %)
89 -(((
90 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
91 -)))
92 -
93 -= Renseigner une nouvelle acquisition =
94 -
95 -Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
96 -
97 -**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 -Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
99 -
100 -== Choix de la grille de saisie ==
101 -
102 -Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
103 -
104 -* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 -Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 -* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 -Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108 -
109 -[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -
112 -(% class="box warningmessage" %)
113 -(((
114 -**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 -**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 -Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 -Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 -**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 -)))
120 -
121 -== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 -
123 -Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 -
125 -(% class="box infomessage" %)
126 -(((
127 -**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 -)))
129 -
130 -=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131 -
132 -Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 -
134 -* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 -* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 -
137 -Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 -
139 ->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 -)))
141 -
142 -(((
143 -[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 -
145 -=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146 -
147 -Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148 -
149 -**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
150 -
151 -[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 -
153 -
154 -)))
155 -)))|(% style="width:300px" %)(((
156 -
157 -)))
158 -
159 159  La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
160 160  
161 161  * le **type d'entrée** (D pour dépôt)
... ... @@ -220,6 +220,7 @@
220 220  (% class="wikigeneratedid" %)
221 221  Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
222 222  
81 +[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 223  
224 224  == Dépôts ==
225 225  
1753167748613-919.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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