Skip to Content

Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/21 17:20
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 09:59
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 +(((
5 5  = A quoi servent les entrées ? =
6 6  
7 7  Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -58,24 +58,103 @@
58 58  * **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
59 59  * **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
60 60  * **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
61 -* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la //Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France, dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
62 +* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
62 62  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
63 63  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
64 64  )))
65 -)))|(% style="width:300px" %)
66 +)))
66 66  
67 -= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
68 +(((
69 +== Depuis la table Entrées ==
68 68  
71 +* Cliquez sur l'icône de **création**
69 69  
70 -Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
73 +[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
75 +== Depuis le tableau de bord ==
73 73  
77 +* Cliquez sur l'icône de **création**
74 74  
75 -La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
79 +[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
81 +== A la volée depuis une notice principale ==
78 78  
83 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
84 +
85 +[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 +(% class="box infomessage" %)
89 +(((
90 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
91 +)))
92 +
93 += Renseigner une nouvelle acquisition =
94 +
95 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
96 +
97 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
99 +
100 +== Choix de la grille de saisie ==
101 +
102 +Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
103 +
104 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
108 +
109 +[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +(% class="box warningmessage" %)
113 +(((
114 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 +)))
120 +
121 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 +
123 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 +
125 +(% class="box infomessage" %)
126 +(((
127 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 +)))
129 +
130 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131 +
132 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 +
134 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 +
137 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 +
139 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 +)))
141 +
142 +(((
143 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146 +
147 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148 +
149 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
150 +
151 +[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +)))
155 +)))|(% style="width:300px" %)(((
156 +
157 +)))
158 +
79 79  La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
80 80  
81 81  * le **type d'entrée** (D pour dépôt)
... ... @@ -140,7 +140,6 @@
140 140  (% class="wikigeneratedid" %)
141 141  Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
142 142  
143 -[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 145  == Dépôts ==
146 146  
1753167748613-919.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +78.4 KB
Contenu
1753167838050-617.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +90.0 KB
Contenu
1753167942482-264.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +88.9 KB
Contenu
1753169663686-440.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.7 KB
Contenu
1753170693476-723.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +15.0 KB
Contenu
1753171056829-854.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +91.3 KB
Contenu