Skip to Content

Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/21 17:20
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 12.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 12:06
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -58,165 +58,120 @@
58 58  * **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
59 59  * **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
60 60  * **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
61 -* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la //Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France, dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
61 +* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
62 62  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
63 63  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
64 64  )))
65 -)))|(% style="width:300px" %)
66 66  
67 -= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
66 +== Depuis la table Entrées ==
68 68  
68 +* Cliquez sur l'icône de **création**
69 69  
70 -Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
70 +[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
72 +== Depuis le tableau de bord ==
73 73  
74 +* Cliquez sur l'icône de **création**
74 74  
75 -La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
76 +[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
78 +== A la volée depuis une notice principale ==
78 78  
79 -La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
80 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
80 80  
81 -* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
82 -* l'**année d'entrée**
83 -* le **numéro de lot**
82 +[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 -OU
86 86  
87 -* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
88 -
89 -De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
90 -
91 -
92 92  (% class="box infomessage" %)
93 93  (((
94 -Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
95 -Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
87 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
96 96  )))
97 97  
98 -= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
90 += Renseigner et enregistrer la notice =
99 99  
100 -[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
92 +1. **Choisir la grille de saisie**
93 +1. **Remplir les champs** de la grille
94 +1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
95 +1. **Enregistrer la notice**
96 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
101 101  
98 +[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 -[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 104  
101 += Lier une entrée à un bien =
105 105  
106 -(% class="box infomessage" %)
107 -(((
108 -**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
103 +== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
109 109  
105 +Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
110 110  
111 -Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
107 +Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
108 +
109 +1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
110 +Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
111 +1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
112 +Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
113 +1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
114 +1. (((
115 +**Remplir le formulaire de création du bien**
116 +Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
117 +Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
112 112  )))
113 113  
114 -= Grilles de saisie =
120 +* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
121 +* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
122 +* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
123 +* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
115 115  
116 -== Grille standard ==
125 +Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
117 117  
127 +(% start="5" %)
128 +1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
129 +Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
130 +Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
131 +1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
132 +Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
133 +1. **Enregistrer la notice de bien**
134 +Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
135 +Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
118 118  
119 -Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
137 +[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 +[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 123  
124 -[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
142 +[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
127 -== Acquisitions ==
145 +[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
130 -Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
148 +== Lier une entrée existante depuis un bien ==
131 131  
132 -[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
133 133  
152 +1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
153 +Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
154 +1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
155 +Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
156 +1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
157 +Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
158 +Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
159 +1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
160 +Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
161 +Le lien est automatiquement établi.
134 134  
135 -[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 +[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
138 138  
166 +[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +)))|(% style="width:300px" %)(((
168 +1.
169 +)))
139 139  
140 -(% class="wikigeneratedid" %)
141 -Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
171 +1.
142 142  
143 -[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -== Dépôts ==
146 146  
147 -
148 -Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
149 -
150 -[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 -
152 -
153 -__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
154 -
155 -
156 -[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 -
158 -[[image:1728291923431-249.png]]
159 -
160 -[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
161 -
162 -== Inventaire rétrospectif ==
163 -
164 -
165 -Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
166 -
167 -
168 -[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 -
170 -
171 -[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
172 -
173 -== Origine inconnue ==
174 -
175 -
176 -Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
177 -
178 -[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
179 -
180 -
181 -[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182 -
183 -(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
184 -(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
185 -
186 -== Lier des documents et unités d'archives ==
187 -
188 -
189 -Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
190 -
191 -
192 -[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 -
194 -
195 -== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
196 -
197 -
198 -En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
199 -
200 -Changer l'état d'avancement en :
201 -
202 -* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
203 -* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
204 -
205 -[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
206 -
207 -
208 -== Transfert de propriété ==
209 -
210 -
211 -Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
212 -
213 -
214 -[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
215 -
216 -
217 -[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 -
219 -
220 220  = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
221 221  
222 222  
... ... @@ -236,5 +236,3 @@
236 236  
237 237  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
238 238  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
239 -
240 -= =
1753167748613-919.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +78.4 KB
Contenu
1753167838050-617.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +90.0 KB
Contenu
1753167942482-264.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +88.9 KB
Contenu
1753169663686-440.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.7 KB
Contenu
1753170693476-723.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +15.0 KB
Contenu
1753171056829-854.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +91.3 KB
Contenu
1753172339223-441.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +94.2 KB
Contenu
1753172377450-600.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.0 KB
Contenu
1753172725352-768.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +64.9 KB
Contenu
1753173052841-114.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +71.3 KB
Contenu
1753173299278-729.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +71.3 KB
Contenu
1753174282518-470.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +85.7 KB
Contenu
1753174411865-731.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +80.3 KB
Contenu
1753175235157-592.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +71.6 KB
Contenu
1753175278829-510.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +71.7 KB
Contenu
1753175577052-480.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +15.8 KB
Contenu
1753175716588-670.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +88.3 KB
Contenu
1753176162996-242.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +92.3 KB
Contenu
1753176241737-272.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +66.7 KB
Contenu
1753177310272-558.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +94.0 KB
Contenu
1753177998368-443.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +101.5 KB
Contenu
1753178250540-985.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.6 KB
Contenu
1753178327653-717.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +98.9 KB
Contenu
1753178367214-738.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +95.3 KB
Contenu
1753178701723-543.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +89.2 KB
Contenu
1753178763329-992.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +120.6 KB
Contenu