Modifications pour le document Saisir une Entrée
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -1,11 +1,20 @@ 1 1 (% class="wikigeneratedid" %) 2 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs** 2 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures** 3 3 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 -= A quoi servent les entrées ? = 5 +(% class="box" %) 6 +((( 7 +La table des Entrées permet de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les actes par lesquels des biens intègrent les collections. 6 6 7 - Les**entrées**permettentdedocumenterdemanièrecentraliséeet normalisée**tout acted’intégrationd’un ou plusieurs biensdansles collections**,qu’il s’agisse:9 +Chaque notice d’entrée correspond à un lot cohérent de biens accompagné d’informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières. 8 8 11 +Elle constitue une étape essentielle pour garantir la traçabilité des objets et leur intégration dans les registres réglementaires du musée. 12 +))) 13 + 14 += À quoi servent les entrées ? = 15 + 16 +Les entrées permettent de formaliser tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse : 17 + 9 9 * d’un **achat**, 10 10 * d’un **don**, 11 11 * d’un **legs**, ... ... @@ -15,21 +15,33 @@ 15 15 * **d'une provenance inconnue**, 16 16 * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés). 17 17 18 -Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**. 27 +Chaque notice d’entrée consigne l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée. 28 +Une notice d’entrée est indispensable dès qu’un ou plusieurs biens sont intégrés ou régularisés, même lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien. 19 19 20 - Les noticesd’entrée concernentdonctousles contextesoù un bien est **intégré, reconnuourégularisé** dans les collections,et permettentd’en assurerle suivi **administratif, juridique, documentaireetréglementaire**.30 +Cette intégration peut être provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée. 21 21 32 +Les entrées concernent donc tous les contextes dans lesquels un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi : 33 + 34 +* administratif, 35 +* juridique, 36 +* documentaire, 37 +* réglementaire. 38 + 22 22 Ces notices jouent un rôle essentiel pour : 23 23 24 24 * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique, 25 25 * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.), 26 -* **Conserver les références légales ou internes** ( décisionde commission, numéro d’acte, convention...),43 +* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...), 27 27 * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**, 28 28 * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels. 29 29 30 -(% class="box in fomessage" %)47 +(% class="box warningmessage" %) 31 31 ((( 32 -Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien. 49 +Attention 50 + 51 +Une notice d’entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot. 52 + 53 +La table des Entrées est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle documente les actes d’intégration mais **ne se substitue pas aux registres réglementaires** (biens affectés ou reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables. 33 33 ))) 34 34 35 35 >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**. ... ... @@ -38,179 +38,131 @@ 38 38 >(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**. 39 39 >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**. 40 40 >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**. 41 -)))|(% style="width:300px" %) 42 42 43 -= Lienavecla méthoded'inventaireinformatiséedu SMF etl'arrêtédu25 mai 2004=63 += Comment créer une notice Entrée ? = 44 44 45 - 46 -Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]]. 47 - 48 -Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]]. 49 - 50 - 51 -La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux. 52 - 53 -On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt. 54 - 55 -La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera : 56 - 57 -* le **type d'entrée** (D pour dépôt) 58 -* l'**année d'entrée** 59 -* le **numéro de lot** 60 - 61 -OU 62 - 63 -* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1). 64 - 65 -De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens). 66 - 67 - 68 -(% class="box infomessage" %) 65 +(% class="box successmessage" %) 69 69 ((( 70 -Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable. 71 -Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt. 72 -))) 67 +**Bonnes pratiques** 73 73 74 -= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié = 75 - 76 -[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 77 - 78 - 79 -[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 80 - 81 - 82 -(% class="box infomessage" %) 83 -((( 84 -**Raccourci de saisie des biens dans les entrées** 85 - 86 - 87 -Le bouton [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante. 69 +* Choisir avec précision le **type d’entrée** (acquisition, dépôt, transfert, etc.) selon le **contexte administratif ou juridique global**. 70 +* Ne pas confondre **type d’entrée** (statut global) et **mode d’acquisition** (achat, don, legs...). 71 +* Regrouper dans une même notice les **informations communes** à un lot de biens. 72 +* Se référer à la **charte de saisie du SMF** : les grilles sont alignées avec la [[Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]]. 73 +* Créer systématiquement une notice d’entrée pour chaque bien patrimonial. 74 +* Ne jamais réutiliser une notice d’entrée pour des actes de nature différente. 88 88 ))) 89 89 90 -= Grillesdesaisie=77 +== Depuis la table Entrées == 91 91 92 - == Grille standard==79 +Cliquez sur l'icône de **création** 93 93 81 +[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 94 94 95 - Cettegrilleregroupe tous leschamps de latable desentrées.83 +== Depuis le tableau de bord == 96 96 97 - [[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]85 + Cliquez sur l'icône de **création** 98 98 87 +[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 99 100 - [[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]89 +== A la volée depuis une notice principale == 101 101 91 +Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien. 102 102 103 -== Acquisitions == 93 +Une fois la notice créée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice principale que vous étiez en train de compléter. 94 +Cette méthode permet de créer une entrée sans interrompre la saisie en cours. 104 104 96 +[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 106 -Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections. 107 107 108 - [[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]99 += Renseigner et enregistrer la notice = 109 109 101 +1. **Choisir la grille de saisie** 102 +1. **Remplir les champs** de la grille 103 +1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée** 104 +1. **Enregistrer la notice** 105 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés. 110 110 111 -[[image:17 28291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]107 +[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 112 112 113 -[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 114 114 110 += Lier une entrée à un bien = 115 115 116 -(% class="wikigeneratedid" %) 117 -Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France : 112 +== Créer un bien depuis l'entrée == 118 118 119 - [[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]114 +Depuis une notice d’entrée enregistrée, vous pouvez créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées. 120 120 121 - ==Dépôts==116 +Cette méthode permet d’assurer un lien cohérent et fiable entre le bien et son acte d’entrée. 122 122 118 +1. Accéder à la notice d’entrée : accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche. 119 +1. Cliquer sur l’icône de création de bien : dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône. 120 +1. **Choisir la grille de saisie de création du bien** 121 +1. Compléter la notice de bien : les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée ; ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie. : 123 123 124 -Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés : 123 +* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli), 124 +* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée, 125 +* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée, 126 +* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée. 125 125 126 -[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 128 +(% start="5" %) 129 +1. Compléter le **numéro d’inventaire**, généré automatiquement à partir du numéro d’entrée (ex : 1996.10 → à compléter en 1996.10.1) 130 +1. Finaliser la saisie du bien (titre, description, datation, etc.). 131 +1. Enregistrer : le bien est alors visible depuis la notice d’entrée, dans le champ “Biens liés”. 127 127 133 +[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 129 - __Exemple__Dépôtdel'Unioncentrale desArtsDécoratifs(déposant)au MuséeFlora(dépositaire).135 +[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 130 130 131 131 132 -[[image:17 28291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]138 +[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 133 133 134 -[[image:1728291923431-249.png]] 135 135 136 -[[image:17 28291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]141 +[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 137 137 138 -== Inventaire rétrospectif == 139 139 144 +== Lier une entrée existante depuis un bien == 140 140 141 - Florapropose également unegrille minimale pourinventorierdes biens rétrospectivement.146 +Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée. 142 142 148 +1. Accéder à la notice de bien concernée 149 +1. Localiser le champ **Entrée** dans le formulaire 150 +1. Cliquer sur l’icône de recherche (loupe) : une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante 151 +1. Sélectionner une notice d’entrée existante via les filtres de recherche : 152 +1. Valider : le lien est automatiquement établi. 143 143 144 -[[image:17 43066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]154 +[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 145 145 146 146 147 -[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 157 +[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 158 +)))|(% style="width:300px" %)((( 159 +(% class="box" %) 160 +((( 161 +**Sommaire** 148 148 149 -== Origine inconnue == 163 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 164 +))) 150 150 166 +(% class="box" %) 167 +((( 168 +**Aller plus loin** 151 151 152 -Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue. 170 +* [[Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition>>doc:.Gérer les nouvelles acquisitions.WebHome||target="_blank"]] 171 +* [[Renseigner une entrée pour une origine inconnue>>doc:.Renseigner une entrée pour une origine inconnue.WebHome||target="_blank"]] 172 +* [[Renseigner une entrée pour un dépôt entrant>>doc:.Renseigner une entrée pour un dépôt entrant.WebHome||target="_blank"]] 173 +* [[Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif>>doc:.Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif.WebHome||target="_blank"]] 174 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]] 175 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]] 176 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]] 177 +))) 153 153 154 -[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 155 - 156 - 157 -[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 158 - 159 -(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %) 160 -(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %) 161 - 162 -== Lier des documents et unités d'archives == 163 - 164 - 165 -Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG). 166 - 167 - 168 -[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 169 - 170 - 171 -== Suivre l'état d'avancement du dossier == 172 - 173 - 174 -En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition. 175 - 176 -Changer l'état d'avancement en : 177 - 178 -* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition. 179 -* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition. 180 - 181 -[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 182 - 183 - 184 -== Transfert de propriété == 185 - 186 - 187 -Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].// 188 - 189 - 190 -[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 191 - 192 - 193 -[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 194 - 195 - 196 -= Cas particulier : gestion des dépôts de fouille = 197 - 198 - 199 -Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts. 200 - 201 -Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot). 202 - 203 -Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.). 204 - 205 -(% class="box infomessage" %) 179 +(% class="box" %) 206 206 ((( 207 -**Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.** 208 -))) 181 + **Icônes principales** 209 209 210 - 211 - [[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]212 - 213 - (%class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)214 - //Exemple([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]][[téléchargerl'articleenpdf>>attach:blog-joconde-muséedelattes-gestiondes entrées.pdf]])//215 - 216 - = =183 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer 184 + 185 +* [[image:1753183767319-876.png||height="25" width="25"]] : Créer une entrée 186 + 187 +* [[image:1753184064705-814.png]] : Créer un bien lié à l'entrée 188 +))) 189 +)))
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