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Modifications pour le document Saisir une Entrée

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,85 +1,110 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="wikigeneratedid" %)
2 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
4 4  
5 -= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
4 +|(% style="width:840px" %)(((
5 +(((
6 += A quoi servent les entrées ? =
6 6  
8 +Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
7 7  
8 -Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
10 +* d’un **achat**,
11 +* d’un **don**,
12 +* d’un **legs**,
13 +* d’un **dépôt**,
14 +* d’un **transfert**,
15 +* d’une **saisie**,
16 +* **d'une provenance inconnue**,
17 +* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
9 9  
10 -Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
19 +Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
11 11  
21 +Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
12 12  
13 -La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
23 +Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
14 14  
15 -On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
25 +* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
26 +* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
27 +* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
28 +* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
29 +* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
16 16  
17 -La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
31 +(% class="box warningmessage" %)
32 +(((
33 +Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
34 +)))
18 18  
19 -* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
20 -* l'**année d'entrée**
21 -* le **numéro de lot**
22 -
23 -OU
24 -
25 -* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
26 -
27 -De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
28 -
29 -
30 30  (% class="box infomessage" %)
31 31  (((
32 -Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
33 -Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
38 +Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
34 34  )))
35 35  
36 -= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
41 +>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
42 +>(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
43 +>(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
44 +>(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
45 +>(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
46 +>(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
37 37  
38 -[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
48 +(% class="box warningmessage" %)
49 +(((
50 +La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
51 +)))
39 39  
53 += Comment créer une notice Entrée ? =
40 40  
41 -[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
42 -
43 -
44 -(% class="box infomessage" %)
55 +(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
57 +**Bonnes pratiques**
47 47  
48 -
49 -Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
59 +* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
60 +* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
61 +* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
62 +* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
63 +* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
64 +* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
50 50  )))
51 51  
52 -= Grilles de saisie =
67 +== Depuis la table Entrées ==
53 53  
54 -== Grille standard ==
69 +* Cliquez sur l'icône de **création**
55 55  
71 +[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
73 +== Depuis le tableau de bord ==
58 58  
59 -[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
75 +* Cliquez sur l'icône de **création**
60 60  
77 +[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
79 +== A la volée depuis une notice principale ==
63 63  
81 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
64 64  
65 -== Acquisitions ==
83 +[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 67  
68 -Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
86 +(% class="box infomessage" %)
87 +(((
88 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
89 +)))
69 69  
70 -[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
91 += =
71 71  
93 += =
72 72  
73 -[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
74 74  
75 -[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
96 +
97 +)))
98 +)))|(% style="width:300px" %)(((
99 +
100 +)))
76 76  
77 77  
78 -(% class="wikigeneratedid" %)
79 -Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
80 80  
81 -[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82 82  
105 +== ==
106 +
107 +
83 83  == Dépôts ==
84 84  
85 85  
... ... @@ -175,4 +175,21 @@
175 175  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
176 176  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
177 177  
178 -= =
203 += Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif =
204 +
205 +Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour formaliser l’intégration d’un bien **déjà présent dans les collections**, mais **jamais enregistré officiellement dans un registre d’entrée**.
206 +Ce type d’entrée est généralement utilisé lors de campagnes de régularisation, de récolement, ou dans le cadre d’un travail de reprise de l’inventaire historique.
207 +
208 +Contrairement à une acquisition, l’entrée ne correspond pas à un acte juridique récent, mais à une situation constatée a posteriori. Elle permet néanmoins d’**officialiser la présence du bien** dans les collections et de lui attribuer un numéro d’inventaire conforme aux règles en vigueur.
209 +
210 +== Choix de la grille de saisie ==
211 +
212 +Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
213 +
214 +* **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
215 +Elle permet de documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens déjà présents dans les collections sans acte d’entrée formalisé.
216 +Elle inclut uniquement les champs nécessaires à ce contexte (notamment la date de constat ou d’inscription).
217 +
218 +[[image:1753173299278-729.png]]
219 +
220 +
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