Modifications pour le document Saisir une Entrée

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@@ -1,85 +1,208 @@
--{{box title="**Sommaire**"}}
--{{toc/}}
--{{/box}}
++(% class="wikigeneratedid" %)
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
--= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
++|(% style="width:840px" %)(((
++(((
++= A quoi servent les entrées ? =
++Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
--Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
++* d’un **achat**,
++* d’un **don**,
++* d’un **legs**,
++* d’un **dépôt**,
++* d’un **transfert**,
++* d’une **saisie**,
++* **d'une provenance inconnue**,
++* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
--Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
++Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
++Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
--La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
++Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
--On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
++* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
++* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
++* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
++* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
++* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
--La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
++)))
--* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
--* l'**année d'entrée**
--* le **numéro de lot**
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
++)))
--OU
++>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
++>(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
++>(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
++>(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
++>(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
++>(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
--* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
++)))
--De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
++= Comment créer une notice Entrée ? =
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques**
++* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
++* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
++* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
++* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
++* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
++* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
++)))
++)))
++
++(((
++== Depuis la table Entrées ==
++
++* Cliquez sur l'icône de **création**
++
++[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Depuis le tableau de bord ==
++
++*  Cliquez sur l'icône de **création**
++
++[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== A la volée depuis une notice principale ==
++
++* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
++
++[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
--Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
++**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
  )))
--= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
++= Renseigner une nouvelle acquisition =
--[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
++**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
++Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
--[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Choix de la grille de saisie ==
++Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
++* **Grille "Acquisition – complète"** :
++Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
++* **Grille "Registre – Acquisition"** :
++Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
++
++[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
++**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
++Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
++Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
++**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
++)))
++
++== Renseigner le numéro d'entrée ==
++
++Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
++**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
++)))
++=== Génération standard du numéro d’entrée ===
--Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
++Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
++
++* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
++* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
++
++Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
++
++>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
  )))
--= Grilles de saisie =
++(((
++[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Grille standard ==
++=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
++Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
--Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
++**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
--[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
++Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
--== Acquisitions ==
++Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
++Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
--Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
++Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
--[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
++Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
--[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
--[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
++[[Exemple de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
--[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
++[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
++
++En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition** (ou de dépôt), Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
++
++Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
++
++Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
++
++* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
++* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
++* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
++
++Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
++
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++
++)))
++
++
++
++
++==   ==
++
++
  == Dépôts ==

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