Modifications pour le document Saisir une Entrée

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,20 +1,11 @@
  (% class="wikigeneratedid" %)
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
  |(% style="width:840px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--La table des Entrées permet de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les actes par lesquels des biens intègrent les collections.
++= A quoi servent les entrées ? =
--Chaque notice d’entrée correspond à un lot cohérent de biens accompagné d’informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières.
++Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
--Elle constitue une étape essentielle pour garantir la traçabilité des objets et leur intégration dans les registres réglementaires du musée.
--)))
--
--= À quoi servent les entrées ? =
--
--Les entrées permettent de formaliser tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :
--
  * d’un **achat**,
  * d’un **don**,
  * d’un **legs**,
@@ -24,33 +24,26 @@
  * **d'une provenance inconnue**,
  * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
--Chaque notice d’entrée consigne l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée.
--Une notice d’entrée est indispensable dès qu’un ou plusieurs biens sont intégrés ou régularisés, même lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
++Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
--Cette intégration peut être provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.
++Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
--Les entrées concernent donc tous les contextes dans lesquels un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi :
--
--* administratif,
--* juridique,
--* documentaire,
--* réglementaire.
--
  Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
  * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
  * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
--* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...),
++* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
  * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
  * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Attention
++Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
++)))
--Une notice d’entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.
--
--La table des Entrées est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle documente les actes d’intégration mais **ne se substitue pas aux registres réglementaires** (biens affectés ou reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
  )))
  >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
@@ -60,6 +60,11 @@
  >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
  >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
++)))
++
  = Comment créer une notice Entrée ? =
  (% class="box successmessage" %)
@@ -66,36 +66,38 @@
  (((
  **Bonnes pratiques**
--* Choisir avec précision le **type d’entrée** (acquisition, dépôt, transfert, etc.) selon le **contexte administratif ou juridique global**.
--* Ne pas confondre **type d’entrée** (statut global) et **mode d’acquisition** (achat, don, legs...).
--* Regrouper dans une même notice les **informations communes** à un lot de biens.
--* Se référer à la **charte de saisie du SMF** : les grilles sont alignées avec la [[Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]].
--* Créer systématiquement une notice d’entrée pour chaque bien patrimonial.
--* Ne jamais réutiliser une notice d’entrée pour des actes de nature différente.
++* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
++* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
++* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
++* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
++* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
++* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
  )))
  == Depuis la table Entrées ==
--Cliquez sur l'icône de **création**
++* Cliquez sur l'icône de **création**
  [[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Depuis le tableau de bord ==
-- Cliquez sur l'icône de **création**
++*  Cliquez sur l'icône de **création**
  [[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == A la volée depuis une notice principale ==
--Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien.
++* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
--Une fois la notice créée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice principale que vous étiez en train de compléter.
--Cette méthode permet de créer une entrée sans interrompre la saisie en cours.
--
  [[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
++)))
++
  = Renseigner et enregistrer la notice =
 . **Choisir la grille de saisie**
@@ -109,16 +109,22 @@
  = Lier une entrée à un bien =
--== Créer un bien depuis l'entrée ==
++== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
--Depuis une notice d’entrée enregistrée, vous pouvez créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées.
++Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
--Cette méthode permet d’assurer un lien cohérent et fiable entre le bien et son acte d’entrée.
++Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
--1. Accéder à la notice d’entrée : accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
--1. Cliquer sur l’icône de création de bien : dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
++1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
++Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
++1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
++Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
 . **Choisir la grille de saisie de création du bien**
--1. Compléter la notice de bien : les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée ; ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie. :
++1. (((
++**Remplir le formulaire de création du bien**
++Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
++Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
++)))
  * **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
  * **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
@@ -125,10 +125,17 @@
  * **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
  * **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
++Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
++
  (% start="5" %)
--1. Compléter le **numéro d’inventaire**, généré automatiquement à partir du numéro d’entrée (ex : 1996.10 → à compléter en 1996.10.1)
--1. Finaliser la saisie du bien (titre, description, datation, etc.).
--1. Enregistrer : le bien est alors visible depuis la notice d’entrée, dans le champ “Biens liés”.
++1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
++Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
++Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
++1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
++Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
++1. **Enregistrer la notice de bien**
++Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
++Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
  [[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -145,11 +145,16 @@
  Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
--1. Accéder à la notice de bien concernée
--1. Localiser le champ **Entrée** dans le formulaire
--1. Cliquer sur l’icône de recherche (loupe) : une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
--1. Sélectionner une notice d’entrée existante via les filtres de recherche :
--1. Valider : le lien est automatiquement établi.
++1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
++Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
++1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
++Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
++1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
++Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
++Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
++1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
++Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
++Le lien est automatiquement établi.
  [[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -156,34 +156,29 @@
  [[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++1.
  )))
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++1.
--* [[Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition>>doc:.Gérer les nouvelles acquisitions.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Renseigner une entrée pour une origine inconnue>>doc:.Renseigner une entrée pour une origine inconnue.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Renseigner une entrée pour un dépôt entrant>>doc:.Renseigner une entrée pour un dépôt entrant.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif>>doc:.Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
--)))
--(% class="box" %)
--(((
-- **Icônes principales**
--* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
--
--* [[image:1753183767319-876.png||height="25" width="25"]] : Créer une entrée
--
--* [[image:1753184064705-814.png]] : Créer un bien lié à l'entrée
++= Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
++
++
++Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
++
++Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
++
++Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.**
  )))
--)))
++
++
++[[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]
++
++(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
++//Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//

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Auteur

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