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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 11:46
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 09:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 +(((
5 5  = A quoi servent les entrées ? =
6 6  
7 7  Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -62,7 +62,9 @@
62 62  * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
63 63  * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
64 64  )))
66 +)))
65 65  
68 +(((
66 66  == Depuis la table Entrées ==
67 67  
68 68  * Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -87,30 +87,212 @@
87 87  **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
88 88  )))
89 89  
90 -= Renseigner et enregistrer la notice =
93 += Renseigner une nouvelle acquisition =
91 91  
92 -1. **Choisir la grille de saisie**
93 -1. **Remplir les champs** de la grille
94 -1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
95 -1. **Enregistrer la notice**
96 -1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
95 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
97 97  
98 -[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
98 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
99 99  
100 +== Choix de la grille de saisie ==
100 100  
101 -= Lier une entrée à un bien =
102 +Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
102 102  
103 -== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
104 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
105 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
106 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
107 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
104 104  
109 +[[Grilles de saisie pour une acquisition>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
111 +
112 +(% class="box warningmessage" %)
113 +(((
114 +**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
115 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
116 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
117 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
118 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
119 +)))
120 +
121 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
122 +
123 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
124 +
125 +(% class="box infomessage" %)
126 +(((
127 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
128 +)))
129 +
130 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
131 +
132 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
133 +
134 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
135 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
136 +
137 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
138 +
139 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
140 +)))
141 +
142 +(((
143 +[[Exemple de génération du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
146 +
147 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
148 +
149 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
150 +
151 +[[Exemple d'utilisation du numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
106 106  
154 +)))
107 107  )))|(% style="width:300px" %)(((
108 108  
109 109  )))
110 110  
159 +La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
111 111  
161 +* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
162 +* l'**année d'entrée**
163 +* le **numéro de lot**
112 112  
165 +OU
113 113  
167 +* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
168 +
169 +De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
170 +
171 +
172 +(% class="box infomessage" %)
173 +(((
174 +Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
175 +Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
176 +)))
177 +
178 += Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
179 +
180 +[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +
182 +
183 +[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
184 +
185 +
186 +(% class="box infomessage" %)
187 +(((
188 +**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
189 +
190 +
191 +Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
192 +)))
193 +
194 += Grilles de saisie =
195 +
196 +== Grille standard ==
197 +
198 +
199 +Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
200 +
201 +[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 +
203 +
204 +[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +
206 +
207 +== Acquisitions ==
208 +
209 +
210 +Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
211 +
212 +[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 +
214 +
215 +[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 +
217 +[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +
219 +
220 +(% class="wikigeneratedid" %)
221 +Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
222 +
223 +
224 +== Dépôts ==
225 +
226 +
227 +Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
228 +
229 +[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 +
231 +
232 +__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
233 +
234 +
235 +[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
236 +
237 +[[image:1728291923431-249.png]]
238 +
239 +[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 +
241 +== Inventaire rétrospectif ==
242 +
243 +
244 +Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
245 +
246 +
247 +[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 +
249 +
250 +[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
251 +
252 +== Origine inconnue ==
253 +
254 +
255 +Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
256 +
257 +[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 +
259 +
260 +[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 +
262 +(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
263 +(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
264 +
265 +== Lier des documents et unités d'archives ==
266 +
267 +
268 +Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
269 +
270 +
271 +[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
272 +
273 +
274 +== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
275 +
276 +
277 +En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
278 +
279 +Changer l'état d'avancement en :
280 +
281 +* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
282 +* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
283 +
284 +[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
285 +
286 +
287 +== Transfert de propriété ==
288 +
289 +
290 +Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
291 +
292 +
293 +[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 +
295 +
296 +[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 +
298 +
114 114  = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
115 115  
116 116  
... ... @@ -130,3 +130,5 @@
130 130  
131 131  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
132 132  //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
318 +
319 += =
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