Gérer les biens à récoler

Cette étape permet de cibler et d’ajuster la liste des biens inclus dans la sous-campagne.

Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne

Les filtres facilitent la recherche et l’organisation des biens à traiter.

Vous pouvez filtrer sur : 

• Le numéro d’inventaire
• L'emplacement de référence théorique
• L'état d’avancement (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

Pour activer les filtres

1. Cliquez sur le bouton entonnoir dans la barre d’outils des récolements
2. Indiquez les critères de filtrage souhaités
3. Cliquez sur Valider : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

Pour désactiver le filtre

1. Cliquez sur le bouton entonnoir dans la barre d’outils des récolements.
2. Cliquez sur le bouton Effacer pour revenir à la liste complète.

Intégrer un bien supplémentaire au récolement

En cours de campagne, il est possible d’ajouter un bien non prévu initialement (objet réintégré, découvert sur place, oubli).

Ajouter un bien déjà existant

S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.

1. Rendez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, recherchez le bien par son numéro d’inventaire.
4. Sélectionnez le bien dans les résultats.
5. Cliquez sur Valider puis sur Oui pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.

Ajouter un bien non existant

Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé directement depuis la sous-campagne grâce à une saisie rapide.

1. Rendez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau en bas à droite.
4. Une grille de saisie rapide s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
5. Si besoin, cliquez sur Compléter (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
6. Sinon, cliquez sur Valider : Le bien et sa notice de récolement sont créés simultanément.

Procéder au récolement des biens

Cette section couvre les méthodes pour valider les notices avec ou sans anomalies.

Récoler les biens par action rapide

L’action rapide permet de valider un ou plusieurs biens directement depuis la liste, sans ouvrir les notices de récolement.

Cette méthode est adaptée uniquement si aucune anomalie ou constat particulier n’est à saisir.

• Valide un ou plusieurs biens directement depuis la liste.
• Remplit automatiquement :
  • Récolé le,
  • Récolé par,
  • État d’avancement = récolé sur pièce et sur place,
  • Conformité = Oui.

Récoler un bien en unitaire

1. Positionnez-vous sur le bien à récoler dans la sous-campagne.
2. Cliquez sur le tampon (action rapide) associé à la notice.

3. Indiquez :

   • Le nom de l'agent récoleur, si différent de celui proposé
   • La date de récolement, si différente de celle proposée
4. Cliquez sur Valider, puis sur Oui pour confirmer l'opération.

Récoler plusieurs biens en lot

1. Sélectionnez les notices de biens à récoler : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler.
2. Cliquez sur l’icône tampon, qui se trouve dans la barre d’outils des récolements.

3. Renseignez :

   • Le nom de l'agent récoleur, si différent de celui proposé
   • La date de récolement, si différente de la date du jour
4. Cliquez sur Valider, puis sur Oui pour confirmer.

Compléter les notices après une action rapide

Lorsque vous utilisez l'action rapide certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont pas automatiquement renseignés.

Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la modification par lot.

Compléter immédiatement après l’action rapide

1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.
2. Dans la liste de résultats: filtrez sur “Récolé sur pièce et sur place” dans la sous-campagne
3. Sélectionnez les notices concernées.
4. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.

Compléter ultérieurement depuis l’historique

1. Allez dans Récoler > Historique des biens récolés.
2. Effectuez une recherche ciblée : 

• Par date de récolement (index Récolé le) ;
• Par agent récoleur (index Récolé par) ;
• Par état d’avancement, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.

2. Sélectionnez les notices
3. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires. 

Récoler les biens via leur notice de récolement

Lorsque des anomalies ou constats spécifiques doivent être enregistrés, le récolement doit impérativement être réalisé directement dans la notice de récolement du bien.

Cette méthode garantit un suivi précis et documenté des situations particulières.Vous devez passer par la notice de récolement dès qu’un constat ou une anomalie nécessite un traitement individualisé.

Cas nécessitant un passage par la notice de récolement

• Marquage défaillant ou absent
• État de conservation dégradé
• Non-conformité avec le registre ou la base
• Mauvaise localisation
• Bien non vu, détruit ou manquant
• Saisie d'un constat d'état complémentaire

Procédure

1. Accéder à la notice

• Dans la liste des biens à récoler, localisez le bien concerné.
• Cliquez sur l’icône crayon pour ouvrir la notice de récolement en modification.

2. Enregistrer les anomalies

• Décrivez la nature du problème dans les champs prévus.
• Indiquez la ou les suites à donner (à traiter, à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.) et les opérations complémentaires à effectuer.

3. Mettre à jour les informations de récolement

• Renseignez ou modifiez la date et l’agent récoleur.
• Ajustez l’état d’avancement de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner).

4. Valider

Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne

Après avoir mis à jour une notice de récolement, vous pouvez à tout moment consulter l’ensemble des informations saisies ou revenir facilement à la sous-campagne correspondante.

Cette navigation fluide permet :

• de vérifier les données enregistrées (constats, état d’avancement, suites à donner) ;
• de passer rapidement d’une notice de récolement à la notice du bien ;
• de revenir à la liste des biens dans la sous-campagne.

Procédure

Depuis la liste des biens à récoler

1. Localisez le bien concerné.
2. Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la notice complète de récolement.

Depuis la notice de récolement

1. Consultez ou modifiez les données selon vos droits.
2. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la loupe située en haut à droite de l’écran.

Depuis la notice du bien

1. Accédez aux champs Récolement en cours ou Dernier récolement.
2. Cliquez sur la loupe pour ouvrir directement la notice de récolement correspondante.

Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs Récolement en cours ou Dernier récolement.

Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement

Chaque notice de bien dans une sous-campagne de récolement est accompagnée d’une icône colorée indiquant son état d’avancement.

Ces repères visuels permettent d’identifier rapidement les biens déjà traités, ceux présentant des anomalies ou ceux encore en attente de récolement.

Les icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien :

Icône	État de la notice
	Bien récolé sur pièce et sur place, avec ou sans anomalies mineures
	Bien récolé non vu, manquant ou détruit, avec anomalies majeures ((absence, destruction, localisation incertaine)
	Bien en attente de récolement

Gérer les biens pendant le récolement

Le récolement est souvent l’occasion de corriger ou d’enrichir les données associées à un bien.

Cela peut concerner sa localisation, son état ou encore des informations descriptives manquantes.

Flora permet d’effectuer ces mises à jour directement depuis la sous-campagne, tout en garantissant la traçabilité des modifications.

Relocaliser un bien pendant le récolement

Lorsqu’un bien n’est pas trouvé à son emplacement théorique, il est possible de corriger sa localisation depuis la notice de récolement.
 

Comprendre les différents types de localisation

Dans Flora, plusieurs notions coexistent pour assurer un suivi précis. Le tableau ci-dessous aide à distinguer ces concepts :

Procédure pour relocaliser un bien

1. Dans la sous-campagne, repérez le bien concerné.
2. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier sa notice de récolement.

3. Dans les champs dédiés :

   • Renseignez le nouvel emplacement de référence, si le changement est définitif.
   • Ou saisissez une nouvelle localisation temporaire, si le déplacement est ponctuel.
4. Mettez à jour l’état d’avancement de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
5. Cliquez sur Enregistrer : la modification est propagée dans la notice du bien uniquement si l’état d’avancement est bien mis à jour.

Compléter des informations manquantes dans la notice du bien

Le récolement peut également révéler des données incomplètes dans la fiche d’un bien (désignation, techniques, dimensions, etc.). Ces informations peuvent être saisies directement depuis la sous-campagne, sans interrompre le processus.

Procédure

1. Dans la sous-campagne, repérez le bien concerné.
2. Cliquez sur son numéro d’inventaire (lien hypertexte bleu).
3. Sur la notice du bien, cliquez sur l’icône crayon pour passer en modification.
4. Choisissez la grille de saisie 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale. 
5. Complétez les champs manquants : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ?

Certaines zones (réserves, salles, dépôts) peuvent présenter des contraintes techniques empêchant l’utilisation directe de Flora : absence de réseau, équipements limités, etc.

Dans ces situations, il est possible de collecter les informations en mode déconnecté, puis de les intégrer ultérieurement dans la base.

Deux solutions principales sont disponibles :

Imprimer les formats papier pour le récolement

L’export papier permet de travailler sur le terrain avec des documents imprimés, puis de saisir ou compléter les informations dans Flora au retour. Deux formats sont disponibles :

Procédure d’accès aux formats d’impression

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton d’export dans la barre d’outils.
3. Sélectionnez le format d’impression souhaité dans la liste proposée.

4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.

Exporter les données vers RecolApp

RecolApp est une application mobile permettant de réaliser le récolement hors connexion, directement sur tablette.

Une fois la sous-campagne créée et les notices de récolement générées, les données peuvent être exportées.

Une fois la saisie terminée sur le terrain, les données peuvent être réintégrées dans Flora.

Procédure

1. Dans la sous-campagne, cliquez sur Exporter vers RecolApp.
2. Flora génère un fichier .zip contenant les données à charger dans l’application.
3. Effectuez le récolement sur tablette.
4. Importez ensuite les données dans Flora pour mise à jour automatique des notices.