Code source wiki de Gérer les évènements
Version 53.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 13:49
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc... | ||
| 7 | Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés. | ||
| 8 | |||
| 9 | Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations. | ||
| 10 | ))) | ||
| 11 | |||
| 12 | ((( | ||
| 13 | = Que signifie gérer un évènement dans Flora ? = | ||
| 14 | |||
| 15 | Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora : | ||
| 16 | La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées : | ||
| 17 | |||
| 18 | * **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires). | ||
| 19 | * **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour. | ||
| 20 | * **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage). | ||
| 21 | * **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés. | ||
| 22 | |||
| 23 | Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture. | ||
| 24 | |||
| 25 | Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation : | ||
| 26 | |||
| 27 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 28 | **Table** | ||
| 29 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 30 | **Rôle principal** | ||
| 31 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 32 | **Contenu principal** | ||
| 33 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 34 | **Cas d’usage** | ||
| 35 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 36 | **Avantages** | ||
| 37 | ))) | ||
| 38 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 39 | **Évènements** | ||
| 40 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 41 | Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...) | ||
| 42 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 43 | Titre, type, dates, organisme, état d’avancement | ||
| 44 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 45 | Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne | ||
| 46 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 47 | Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés | ||
| 48 | ))) | ||
| 49 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 50 | **Biens dans l’évènement** | ||
| 51 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 52 | Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement | ||
| 53 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 54 | Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus | ||
| 55 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 56 | Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien | ||
| 57 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 58 | Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice | ||
| 59 | ))) | ||
| 60 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 61 | **Mouvements** | ||
| 62 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 63 | Planifier et documenter les déplacements de biens | ||
| 64 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 65 | Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques | ||
| 66 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 67 | Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution | ||
| 68 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 69 | Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations | ||
| 70 | ))) | ||
| 71 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 72 | **Biens dans le mouvement** | ||
| 73 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 74 | Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé | ||
| 75 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 76 | Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires | ||
| 77 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 78 | Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport | ||
| 79 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 80 | Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé | ||
| 81 | ))) | ||
| 82 | |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant | ||
| 83 | |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse | ||
| 84 | |||
| 85 | >(% class="small" %)**Cas d’usage :** | ||
| 86 | |||
| 87 | >(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels. | ||
| 88 | |||
| 89 | = Comment gérer les évènements dans Flora ? = | ||
| 90 | |||
| 91 | Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements. | ||
| 92 | |||
| 93 | Les principales étapes sont : | ||
| 94 | |||
| 95 | 1. ((( | ||
| 96 | **Créer l’évènement** | ||
| 97 | |||
| 98 | * Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.). | ||
| 99 | ))) | ||
| 100 | 1. ((( | ||
| 101 | **Rattacher les œuvres à l’évènement** | ||
| 102 | |||
| 103 | * Sélectionner les biens concernés. | ||
| 104 | * ((( | ||
| 105 | Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour : | ||
| 106 | |||
| 107 | * garantir la traçabilité des objets dans ce contexte, | ||
| 108 | * enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…). | ||
| 109 | ))) | ||
| 110 | ))) | ||
| 111 | 1. ((( | ||
| 112 | **Planifier les mouvements** | ||
| 113 | |||
| 114 | * Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement. | ||
| 115 | * Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée). | ||
| 116 | ))) | ||
| 117 | 1. ((( | ||
| 118 | **Rattacher les œuvres aux mouvements** | ||
| 119 | |||
| 120 | * Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements. | ||
| 121 | * ((( | ||
| 122 | Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de : | ||
| 123 | |||
| 124 | * suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement, | ||
| 125 | * consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…). | ||
| 126 | ))) | ||
| 127 | ))) | ||
| 128 | 1. ((( | ||
| 129 | **Suivre les mouvements et l’évènement** | ||
| 130 | |||
| 131 | * Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés. | ||
| 132 | * Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…). | ||
| 133 | * Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé). | ||
| 134 | ))) | ||
| 135 | |||
| 136 | [[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 137 | |||
| 138 | = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = | ||
| 139 | |||
| 140 | Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : | ||
| 141 | |||
| 142 | * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, | ||
| 143 | * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. | ||
| 144 | |||
| 145 | Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**. | ||
| 146 | |||
| 147 | == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == | ||
| 148 | |||
| 149 | Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. | ||
| 150 | |||
| 151 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 152 | **Critère** | ||
| 153 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 154 | **Relocalisation** | ||
| 155 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 156 | **Évènement (mouvement en régie)** | ||
| 157 | ))) | ||
| 158 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 159 | Objectif principal | ||
| 160 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 161 | Modifier et historiser la localisation physique d’un bien | ||
| 162 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 163 | Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier | ||
| 164 | ))) | ||
| 165 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 166 | Niveau de gestion | ||
| 167 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 168 | Simple, opérationnel (changement de place) | ||
| 169 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 170 | Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) | ||
| 171 | ))) | ||
| 172 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 173 | Niveau de détail | ||
| 174 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 175 | Basique (qui, quand, où, commentaire) | ||
| 176 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 177 | Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. | ||
| 178 | ))) | ||
| 179 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 180 | Planification | ||
| 181 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 182 | Non (action immédiate) | ||
| 183 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 184 | Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires | ||
| 185 | ))) | ||
| 186 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 187 | Suivi de l’historique | ||
| 188 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 189 | Historique des emplacements (table des récolements) | ||
| 190 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 191 | Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) | ||
| 192 | ))) | ||
| 193 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 194 | Impact sur l’emplacement du bien | ||
| 195 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 196 | Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré | ||
| 197 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 198 | Seule la localisation temporaire est mise à jour | ||
| 199 | ))) | ||
| 200 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 201 | Utilisé pour | ||
| 202 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 203 | Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... | ||
| 204 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 205 | Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés | ||
| 206 | ))) | ||
| 207 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 208 | Personnes concernées | ||
| 209 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 210 | Gestionnaires de collection, régisseurs | ||
| 211 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 212 | Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo | ||
| 213 | ))) | ||
| 214 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 215 | Partage d’information | ||
| 216 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 217 | Limité, peu visible dans les interfaces projets | ||
| 218 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 219 | Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation | ||
| 220 | ))) | ||
| 221 | |||
| 222 | == Exemples d'usages == | ||
| 223 | |||
| 224 | Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. | ||
| 225 | |||
| 226 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 227 | **Situation** | ||
| 228 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 229 | **Relocalisation** | ||
| 230 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 231 | **Évènement + Mouvement** | ||
| 232 | ))) | ||
| 233 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 234 | Déplacement ponctuel sans formalité | ||
| 235 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 236 | ✅ Adaptée, simple, immédiate | ||
| 237 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 238 | ❌ Trop lourd, non adapté | ||
| 239 | ))) | ||
| 240 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 241 | Correction d’emplacement | ||
| 242 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 243 | ✅ Recommandée pour gestion quotidienne | ||
| 244 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 245 | ❌ | ||
| 246 | ))) | ||
| 247 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 248 | Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi | ||
| 249 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 250 | ✅ (sans historisation complexe) | ||
| 251 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 252 | ❌ | ||
| 253 | ))) | ||
| 254 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 255 | Suivi structuré et documenté d’un déplacement | ||
| 256 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 257 | ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée | ||
| 258 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 259 | ✅ Suivi via évènement + bordereaux | ||
| 260 | ))) | ||
| 261 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 262 | Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire | ||
| 263 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 264 | ❌ Non conforme pour traçabilité | ||
| 265 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 266 | ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes | ||
| 267 | ))) | ||
| 268 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 269 | Expositions permanentes | ||
| 270 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 271 | ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) | ||
| 272 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 273 | ✅ Si présence de logistique ou multiples objets | ||
| 274 | ))) | ||
| 275 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 276 | Projet structuré impliquant plusieurs acteurs | ||
| 277 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 278 | ❌ Non adapté à la gestion collaborative | ||
| 279 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 280 | ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement | ||
| 281 | ))) | ||
| 282 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 283 | Traitement de conservation / restauration / analyse | ||
| 284 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 285 | ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique | ||
| 286 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 287 | ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements | ||
| 288 | ))) | ||
| 289 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 290 | Mise à disposition sur place (consultation interne) | ||
| 291 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 292 | ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique | ||
| 293 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 294 | ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés | ||
| 295 | ))) | ||
| 296 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 297 | Chantier des collections / Post-récolement | ||
| 298 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 299 | ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations | ||
| 300 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 301 | ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies | ||
| 302 | ))) | ||
| 303 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 304 | Transfert entre sites / entre réserves | ||
| 305 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 306 | ❌ Risque de perte de traçabilité | ||
| 307 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 308 | ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique | ||
| 309 | ))) | ||
| 310 | |||
| 311 | |||
| 312 | ))) | ||
| 313 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 314 | (% class="box" %) | ||
| 315 | ((( | ||
| 316 | **Sommaire** | ||
| 317 | |||
| 318 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} | ||
| 319 | ))) | ||
| 320 | |||
| 321 | (% class="box" %) | ||
| 322 | ((( | ||
| 323 | **Aller plus loin** | ||
| 324 | |||
| 325 | * [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]] | ||
| 326 | * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]] | ||
| 327 | ))) | ||
| 328 | ))) | ||
| 329 | |||
| 330 |