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Code source wiki de Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7
8 Il joue un rôle central en :
9
10 * **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 * **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 * **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
13 )))
14
15 (((
16 = Découvrir la logique des évènements dans Flora =
17
18 Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
19
20 * **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 * **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 * **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 * **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 * **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
25
26 Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
28
29 Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
30
31 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 **Table​**
33 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 **Rôle principal​**
35 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 **Contenu principal​**
37 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 **Cas d’usage​**
39 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 **Avantages​**
41 )))
42 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 **Évènements​**
44 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
46 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
48 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
50 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
52 )))
53 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 **Biens dans l’évènement​**
55 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
57 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
59 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
61 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
62 Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
63 )))
64 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 **Mouvements​**
66 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 Planifier et documenter les déplacements de biens​
68 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
70 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
72 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
74 )))
75 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 **Biens dans le mouvement​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
81 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
83 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
85 )))
86 |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
88
89 >(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
90
91 >(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
92
93 = Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
94
95 Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
96
97 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
98 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
99
100 == Points clés de comparaison ==
101
102 Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
103
104 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
105 **Critère​**
106 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
107 **Relocalisation​**
108 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
109 **Évènement + mouvement**
110 )))
111 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 Objectif principal​
113 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
115 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
117 )))
118 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 Niveau de gestion​
120 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 Simple, opérationnel (changement de place)​
122 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
124 )))
125 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 Niveau de détail​
127 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
129 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
131 )))
132 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 Planification​
134 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 Non (action immédiate)​
136 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
138 )))
139 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 Suivi de l’historique​
141 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 Historique des emplacements (table des récolements)​
143 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
145 )))
146 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 Impact sur l’emplacement du bien​
148 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
150 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
152 )))
153 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 Utilisé pour​
155 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
157 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
159 )))
160 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 Personnes concernées​
162 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 Gestionnaires de collection, régisseurs​
164 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
166 )))
167 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 Partage d’information​
169 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
171 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
173 )))
174
175 == Exemples d'usages comparés ==
176
177 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
178
179 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
180 **Situation​**
181 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
182 **Relocalisation​**
183 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
184 **Évènement + Mouvement​**
185 )))
186 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 Déplacement ponctuel sans formalité​
188 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
190 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 ❌ Trop lourd, non adapté​
192 )))
193 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 Correction d’emplacement​
195 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
197 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 ❌​
199 )))
200 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
202 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 ✅ (sans historisation complexe)​
204 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 ❌​
206 )))
207 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
209 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
211 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
213 )))
214 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
216 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 ❌ Non conforme pour traçabilité​
218 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
220 )))
221 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 Expositions permanentes​
223 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
225 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
227 )))
228 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
230 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
232 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
234 )))
235 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 Traitement de conservation / restauration / analyse​
237 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
239 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
241 )))
242 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
244 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
246 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
248 )))
249 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 Chantier des collections / Post-récolement​
251 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
253 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
255 )))
256 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 Transfert entre sites / entre réserves​
258 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 ❌ Risque de perte de traçabilité​
260 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
261 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
262 )))
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264
265 )))
266 )))|(% style="width:300px" %)(((
267 (% class="box" %)
268 (((
269 **Sommaire**
270
271 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
272 )))
273
274 (% class="box" %)
275 (((
276 **Aller plus loin**
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278 * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
279 * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
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