Que signifie gérer un évènement dans Flora ?

Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un dispositif structurant, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
La table des évènements définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :

• Biens dans l’évènement : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
• Mouvements : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
• Biens dans le mouvement : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
• Colis et matériels (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.

Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.

Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation : 

Cas d’usage :

Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés. Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour. Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement. Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes. Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus. Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.

Comment gérer les évènements dans Flora ?

Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.

Les principales étapes sont :

1. Créer l’évènement

   • Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).

2. Rattacher les œuvres à l’évènement

   • Sélectionner les biens concernés.

   • Générer automatiquement une notice Bien dans l’évènement pour :

     • garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
     • enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).

3. Planifier les mouvements

   • Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
   • Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).

4. Rattacher les œuvres aux mouvements

   • Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.

   • Générer automatiquement une notice Bien dans le mouvement permettant de :

     • suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
     • consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).

5. Suivre les mouvements et l’évènement

   • Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
   • Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
   • Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).

Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?

Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :

• La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
• L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.

Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.

Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison

Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.

Exemples d'usages

Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.