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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 8.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:59
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À la version 53.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,93 +1,313 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
6 +Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 +Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
7 7  
8 -**Tables principales**​ :
9 +Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
10 +)))
9 9  
10 -* Table des événements​
11 -* Table des biens dans l’évènement​
12 -* Table des mouvements​
13 -* Table des biens dans le mouvement​
12 +(((
13 += Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
14 14  
15 -**Tables complémentaires (optionnelles)​ **:
15 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
16 +La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
16 16  
17 -* Table des colis​
18 -* Table du matériel​
18 +* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 +* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 +* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 +* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
19 19  
20 -**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
23 +Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
24 +
25 +Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
26 +
27 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 +**Table​**
29 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 +**Rôle principal​**
31 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 +**Contenu principal​**
33 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 +**Cas d’usage​**
35 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 +**Avantages​**
21 21  )))
38 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 +**Évènements​**
40 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 +Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 +Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 +Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 +Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 +)))
49 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 +**Biens dans l’évènement​**
51 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 +Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 +Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 +)))
60 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 +**Mouvements​**
62 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 +Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 +Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 +Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 +)))
71 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +**Biens dans le mouvement​**
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 +Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 +Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 +Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 +)))
82 +|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 +|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
22 22  
23 -(((
24 -= Table des évènements =
85 +>(% class="small" %)**Cas d’usage :**
25 25  
26 -== Rôle fonctionnel​ ==
87 +>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
27 27  
28 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
89 += Comment gérer les évènements dans Flora ? =
29 29  
30 -== Contenu principal​ ==
91 +Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
31 31  
32 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
33 -* Organisme(s) impliqué(s)​
34 -* Dates (prévisionnelles, réelles)​
35 -* Description, responsables​
36 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
93 +Les principales étapes sont :
37 37  
38 -== Liens​ ==
95 +1. (((
96 +**Créer l’évènement**
39 39  
40 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
41 -* Peut contenir plusieurs mouvements​
98 +* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
99 +)))
100 +1. (((
101 +**Rattacher les œuvres à l’évènement**
42 42  
43 -== Avantages​ ==
103 +* Sélectionner les biens concernés.
104 +* (((
105 +Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
44 44  
45 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
46 -* Permet le suivi transversal des opérations​
47 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
107 +* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
108 +* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
109 +)))
110 +)))
111 +1. (((
112 +**Planifier les mouvements**
48 48  
49 -== Cas d’usage ==
114 +* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
115 +* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
116 +)))
117 +1. (((
118 +**Rattacher les œuvres aux mouvements**
50 50  
51 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
52 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
53 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
54 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
55 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
56 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
57 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
58 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
59 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
60 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
61 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
120 +* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
121 +* (((
122 +Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
62 62  
63 -= Table des biens dans l'évènement =
124 +* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
125 +* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
126 +)))
127 +)))
128 +1. (((
129 +**Suivre les mouvements et l’évènement**
64 64  
65 -== Rôle fonctionnel​ ==
131 +* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
132 +* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
133 +* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
134 +)))
66 66  
67 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
136 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -== Contenu principal​ ==
138 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
70 70  
71 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
72 -* Dimensions pour emballage (si différentes)​
73 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
74 -* Commentaire logistique ou scénographique​
75 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​
140 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
76 76  
77 -== Liens​ ==
142 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
143 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
78 78  
79 -* Dépend directement de la table Évènement​
80 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
81 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​
145 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
82 82  
83 -== Avantages​ ==
147 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
84 84  
85 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
86 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
87 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
149 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
88 88  
89 -== Cas d'usage ==
151 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
152 +**Critère​**
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
154 +**Relocalisation​**
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
156 +**Évènement (mouvement en régie)​**
157 +)))
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +Objectif principal​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +Niveau de gestion​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Simple, opérationnel (changement de place)​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
171 +)))
172 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +Niveau de détail​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
178 +)))
179 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +Planification​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +Non (action immédiate)​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
185 +)))
186 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Suivi de l’historique​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +Historique des emplacements (table des récolements)​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
192 +)))
193 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Impact sur l’emplacement du bien​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
199 +)))
200 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Utilisé pour​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
206 +)))
207 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +Personnes concernées​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
213 +)))
214 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +Partage d’information​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
220 +)))
90 90  
222 +== Exemples d'usages ==
223 +
224 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
225 +
226 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
227 +**Situation​**
228 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
229 +**Relocalisation​**
230 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
231 +**Évènement + Mouvement​**
232 +)))
233 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 +Déplacement ponctuel sans formalité​
235 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
237 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 +❌ Trop lourd, non adapté​
239 +)))
240 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 +Correction d’emplacement​
242 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
244 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 +❌​
246 +)))
247 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
249 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 +✅ (sans historisation complexe)​
251 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 +❌​
253 +)))
254 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
256 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
258 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
260 +)))
261 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
263 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
264 +❌ Non conforme pour traçabilité​
265 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
266 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
267 +)))
268 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 +Expositions permanentes​
270 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
271 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
272 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
273 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
274 +)))
275 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
276 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
277 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
278 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
279 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
280 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
281 +)))
282 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
283 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
284 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
285 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
286 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
287 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
288 +)))
289 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
290 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
291 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
292 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
293 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
294 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
295 +)))
296 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
297 +Chantier des collections / Post-récolement​
298 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
299 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
300 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
301 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
302 +)))
303 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
304 +Transfert entre sites / entre réserves​
305 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
306 +❌ Risque de perte de traçabilité​
307 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
308 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
309 +)))
310 +
91 91  
92 92  )))
93 93  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -95,19 +95,15 @@
95 95  (((
96 96  **Sommaire**
97 97  
98 -{{toc/}}
99 -
100 -
318 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
101 101  )))
102 102  
103 103  (% class="box" %)
104 104  (((
105 105  **Aller plus loin**
106 -)))
107 107  
108 -(% class="box" %)
109 -(((
110 -**Icônes principales**
325 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
326 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
111 111  )))
112 112  )))
113 113  
1756121203246-713.png
Auteur
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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