Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,46 +1,182 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
--
--Il joue un rôle central en :
--
--* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
--* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
--* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
++
  )))
  (((
--= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
++= Des tables interconnectées =
--Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
++La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
--* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
--* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
--* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
--* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
--* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
++**Tables principales** :
--Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
--Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
++* Table des événements
++* Table des biens dans l’évènement
++* Table des mouvements
++* Table des biens dans le mouvement
--Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
++**Tables complémentaires (optionnelles) **:
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Table**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Rôle principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Contenu principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Cas d’usage**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Avantages**
++* Table des colis
++* Table du matériel
++
++**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++
++== Évènements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
++* Organisme(s) impliqué(s)
++* Dates (prévisionnelles, réelles)
++* Description, responsables
++* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattache une ou plusieurs notices de biens
++* Peut contenir plusieurs mouvements
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
++* Permet le suivi transversal des opérations
++* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
++
++=== Cas d’usage ===
++
++>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
++>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
++>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
++>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
++>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
++>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
++>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
++>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
++>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
++>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
++>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
++
++== Biens dans l'évènement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
++* Dimensions pour emballage (si différentes)
++* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
++* Commentaire logistique ou scénographique
++* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend directement de la table Évènement
++* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
++* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
++* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
++* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
++>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
++>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
++
++== Mouvements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Type : sortie ou entrée
++* Date prévue / glissement de date
++* Emplacement de départ et d’arrivée
++* Transporteur / commentaires
++* États de préparation et d’exécution
++* Documents générés (fiche, bordereau…)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattachée à un événement
++* Contient des biens dans le mouvement
++* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Assure la traçabilité complète des déplacements
++* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
++>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
++>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
++>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
++>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
++>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
++
++== Biens dans le mouvement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
++
++Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien transporté (lien vers sa notice)
++* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
++* Constats d’état, valeurs d’assurance
++* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
++* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
++
++=== Avantages ===
++
++* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
++* Permet une personnalisation logistique précise
++* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
++* Rôle fonctionnel
++
++
++
++== Récapitulatif ==
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Table
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Rôle principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Contenu principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Cas d’usage
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Avantages
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Évènements**
++Évènements
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -51,7 +51,7 @@
  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans l’évènement**
++Biens dans l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -62,7 +62,7 @@
  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Mouvements**
++Mouvements
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Planifier et documenter les déplacements de biens
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -73,7 +73,7 @@
  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans le mouvement**
++Biens dans le mouvement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -83,186 +83,7 @@
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
  )))
--|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
--|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
--
-->(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
--
-->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
--
--= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--
--Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
--
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
--
--== Points clés de comparaison ==
--
--Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Critère**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + mouvement**
  )))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Objectif principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de gestion
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Simple, opérationnel (changement de place)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de détail
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Basique (qui, quand, où, commentaire)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planification
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non (action immédiate)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi de l’historique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des emplacements (table des récolements)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Impact sur l’emplacement du bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Seule la localisation temporaire est mise à jour
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisé pour
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnes concernées
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gestionnaires de collection, régisseurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Partage d’information
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Limité, peu visible dans les interfaces projets
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
--)))
--
--== Exemples d'usages comparés ==
--
--Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Situation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + Mouvement**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Déplacement ponctuel sans formalité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Adaptée, simple, immédiate
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Trop lourd, non adapté
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Correction d’emplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandée pour gestion quotidienne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ (sans historisation complexe)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi structuré et documenté d’un déplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Suivi via évènement + bordereaux
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non conforme pour traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Expositions permanentes
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si présence de logistique ou multiples objets
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non adapté à la gestion collaborative
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traitement de conservation / restauration / analyse
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à disposition sur place (consultation interne)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Chantier des collections / Post-récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transfert entre sites / entre réserves
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Risque de perte de traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
--)))
--
--
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -274,9 +274,11 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
++)))
--* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
--* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
  )))
  )))

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