Des tables interconnectées

La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​

Tables principales​ :

• Table des événements​
• Table des biens dans l’évènement​
• Table des mouvements​
• Table des biens dans le mouvement​

Tables complémentaires (optionnelles)​ :

• Table des colis​
• Table du matériel​

L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​

Évènements

Rôle fonctionnel​

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​

Contenu principal​

• Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
• Organisme(s) impliqué(s)​
• Dates (prévisionnelles, réelles)​
• Description, responsables​
• Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​

Liens​

• Rattache une ou plusieurs notices de biens​
• Peut contenir plusieurs mouvements​

Avantages​

• Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
• Permet le suivi transversal des opérations​
• Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

Cas d’usage

Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
Préparer un prêt à une autre institution​
Gérer une exposition itinérante​
Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
Préparer un dépôt de plainte​
Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 

Biens dans l'évènement

Rôle fonctionnel​

Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​

Contenu principal​

• Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
• Dimensions pour emballage (si différentes)​
• Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
• Commentaire logistique ou scénographique​
• Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​

Liens​

• Dépend directement de la table Évènement​
• Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
• Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​

Avantages​

• Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
• Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
• Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement

Cas d'usage

Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 

Mouvements

Rôle fonctionnel​

Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​

Contenu principal​

• Type : sortie ou entrée​
• Date prévue / glissement de date​
• Emplacement de départ et d’arrivée​
• Transporteur / commentaires​
• États de préparation et d’exécution​
• Documents générés (fiche, bordereau…)​

Liens​

• Rattachée à un événement​
• Contient des biens dans le mouvement​
• Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​

Avantages​

• Assure la traçabilité complète des déplacements​
• Automatise la mise à jour des localisations temporaires

Cas d'usage

Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​
Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
Imprimer les bordereaux de transport​
Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
Gérer les délais glissants​
Suivre la progression logistique d’un événement 

Biens dans le mouvement

Rôle fonctionnel

Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.

Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.

Contenu principal

• Bien transporté (lien vers sa notice)
• Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
• Constats d’état, valeurs d’assurance
• Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)

Liens

• Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
• Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés

Avantages

• Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
• Permet une personnalisation logistique précise
• Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
• Rôle fonctionnel

Récapitulatif