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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 53.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:49
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À la version 7.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,313 +1,71 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 -Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 -
9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
6 +
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
10 +
14 14  
15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
12 +La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
17 17  
18 -* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 -* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 -* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
14 +1. Tables principales​
22 22  
23 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
16 +* Table des événements​
17 +* Table des biens dans l’évènement​
18 +* Table des mouvements​
19 +* Table des biens dans le mouvement​
24 24  
25 -Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
21 +(% start="2" %)
22 +1. Tables complémentaires (optionnelles)​
26 26  
27 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 -**Table​**
29 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 -**Rôle principal​**
31 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 -**Contenu principal​**
33 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 -**Cas d’usage​**
35 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 -**Avantages​**
37 -)))
38 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 -**Évènements​**
40 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 -Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 -Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 -Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 -Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 -)))
49 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 -**Biens dans l’évènement​**
51 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 -Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 -)))
60 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 -**Mouvements​**
62 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 -Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 -Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 -Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 -)))
71 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -**Biens dans le mouvement​**
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 -Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 -Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 -)))
82 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
24 +* Table des colis​
25 +* Table du matériel​
84 84  
85 ->(% class="small" %)**Cas d’usage :**
27 +L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
86 86  
87 ->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88 88  
89 -= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
30 += Table des évènements =
90 90  
91 -Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
32 +== Rôle fonctionnel​ ==
92 92  
93 -Les principales étapes sont :
34 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
94 94  
95 -1. (((
96 -**Créer l’évènement**
36 +== Contenu principal​ ==
97 97  
98 -* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
99 -)))
100 -1. (((
101 -**Rattacher les œuvres à l’évènement**
38 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
39 +* Organisme(s) impliqué(s)​
40 +* Dates (prévisionnelles, réelles)​
41 +* Description, responsables​
42 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
102 102  
103 -* Sélectionner les biens concernés.
104 -* (((
105 -Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
44 +== Liens​ ==
106 106  
107 -* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
108 -* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
109 -)))
110 -)))
111 -1. (((
112 -**Planifier les mouvements**
46 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
47 +* Peut contenir plusieurs mouvements​
113 113  
114 -* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
115 -* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
116 -)))
117 -1. (((
118 -**Rattacher les œuvres aux mouvements**
49 +== Avantages​ ==
119 119  
120 -* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
121 -* (((
122 -Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
51 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
52 +* Permet le suivi transversal des opérations​
53 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
123 123  
124 -* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
125 -* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
126 -)))
127 -)))
128 -1. (((
129 -**Suivre les mouvements et l’évènement**
55 +== Cas d’usages ==
130 130  
131 -* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
132 -* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
133 -* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
134 -)))
57 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
58 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
59 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
60 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
61 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
62 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
63 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
64 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
65 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
66 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
67 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
135 135  
136 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 -
138 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
139 -
140 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
141 -
142 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
143 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
144 -
145 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
146 -
147 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
148 -
149 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
150 -
151 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
152 -**Critère​**
153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
154 -**Relocalisation​**
155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
156 -**Évènement (mouvement en régie)​**
157 -)))
158 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -Objectif principal​
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
164 -)))
165 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Niveau de gestion​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Simple, opérationnel (changement de place)​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
171 -)))
172 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Niveau de détail​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
178 -)))
179 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Planification​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -Non (action immédiate)​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
185 -)))
186 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -Suivi de l’historique​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -Historique des emplacements (table des récolements)​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
192 -)))
193 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -Impact sur l’emplacement du bien​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
199 -)))
200 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Utilisé pour​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
206 -)))
207 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -Personnes concernées​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
213 -)))
214 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -Partage d’information​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
220 -)))
221 -
222 -== Exemples d'usages ==
223 -
224 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
225 -
226 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
227 -**Situation​**
228 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
229 -**Relocalisation​**
230 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
231 -**Évènement + Mouvement​**
232 -)))
233 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 -Déplacement ponctuel sans formalité​
235 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
237 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 -❌ Trop lourd, non adapté​
239 -)))
240 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 -Correction d’emplacement​
242 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
244 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 -❌​
246 -)))
247 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
249 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 -✅ (sans historisation complexe)​
251 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 -❌​
253 -)))
254 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
256 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
258 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
260 -)))
261 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
263 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
264 -❌ Non conforme pour traçabilité​
265 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
266 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
267 -)))
268 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 -Expositions permanentes​
270 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
271 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
272 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
273 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
274 -)))
275 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
276 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
277 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
278 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
279 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
280 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
281 -)))
282 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
283 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
284 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
285 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
286 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
287 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
288 -)))
289 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
290 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
291 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
292 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
293 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
294 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
295 -)))
296 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
297 -Chantier des collections / Post-récolement​
298 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
299 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
300 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
301 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
302 -)))
303 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
304 -Transfert entre sites / entre réserves​
305 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
306 -❌ Risque de perte de traçabilité​
307 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
308 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
309 -)))
310 -
311 311  
312 312  )))
313 313  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -315,15 +315,19 @@
315 315  (((
316 316  **Sommaire**
317 317  
318 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
76 +{{toc/}}
77 +
78 +
319 319  )))
320 320  
321 321  (% class="box" %)
322 322  (((
323 323  **Aller plus loin**
84 +)))
324 324  
325 -* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
326 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
86 +(% class="box" %)
87 +(((
88 +**Icônes principales**
327 327  )))
328 328  )))
329 329  
1756121203246-713.png
Auteur
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