Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,7 +12,7 @@
12	12	(((
13	13	= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
14	14
15		-Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
	15	+Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16	16	La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17	17
18	18	* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
...	...	@@ -82,59 +82,10 @@
82	82	|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83	83	|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
84	84
85		->(% class="small" %)**Cas d’usage :**
	85	+== Cas d’usage ==
86	86
87		->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
	87	+>(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88	88
89		-= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
90		-
91		-Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
92		-
93		-Les principales étapes sont :
94		-
95		-1. (((
96		-**Créer l’évènement**
97		-
98		-* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
99		-)))
100		-1. (((
101		-**Rattacher les œuvres à l’évènement**
102		-
103		-* Sélectionner les biens concernés.
104		-* (((
105		-Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
106		-
107		-* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
108		-* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
109		-)))
110		-)))
111		-1. (((
112		-**Planifier les mouvements**
113		-
114		-* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
115		-* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
116		-)))
117		-1. (((
118		-**Rattacher les œuvres aux mouvements**
119		-
120		-* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
121		-* (((
122		-Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
123		-
124		-* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
125		-* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
126		-)))
127		-)))
128		-1. (((
129		-**Suivre les mouvements et l’évènement**
130		-
131		-* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
132		-* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
133		-* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
134		-)))
135		-
136		-[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137		-
138	138	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
139	139
140	140	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
...	...	@@ -142,7 +142,7 @@
142	142	* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
143	143	* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
144	144
145		-Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
	96	+Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
146	146
147	147	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
148	148
...	...	@@ -308,6 +308,47 @@
308	308	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
309	309	)))
310	310
	262	+= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
	263	+
	264	+Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
	265	+Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
	266	+
	267	+L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
	268	+
	269	+[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	270	+
	271	+== Création de l’événement ==
	272	+
	273	+C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
	274	+
	275	+(% class="box successmessage" %)
	276	+(((
	277	+Bonnes pratiques :
	278	+
	279	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	280	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	281	+)))
	282	+
	283	+== Rattachement des œuvres ==
	284	+
	285	+Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
	286	+
	287	+Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
	288	+
	289	+* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
	290	+* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
	291	+
	292	+== Planification des mouvements ==
	293	+
	294	+On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
	295	+
	296	+== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
	297	+
	298	+Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
	299	+
	300	+* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
	301	+* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
	302	+
311	311
312	312	)))
313	313	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -322,8 +322,17 @@
322	322	(((
323	323	**Aller plus loin**
324	324
325		-* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
326		-* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
	317	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	318	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	319	+* [[Gérer les expositions internes>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions internes.WebHome||target="_blank"]]
	320	+* [[Gérer les prêts>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
	321	+* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
	322	+* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
	323	+* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
	324	+* [[Gérer les traitements de conservation et analyse>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les traitements de conservation et d'analyse.WebHome||target="_blank"]]
	325	+* [[Gérer les commissions >>doc:.Gérer les commissions.WebHome||target="_blank"]]
	326	+* [[Gérer les déménagements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Les déménagements.WebHome||target="_blank"]]
	327	+* [[Gérer les évènements internes>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les évènements internes.WebHome||target="_blank"]]
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