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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 53.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:49
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,19 +1,19 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
6 +Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 7  Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 8  
9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
9 +Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
13 += A quoi servent les évènements ? =
14 14  
15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
15 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 +La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17 17  
18 18  * **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 19  * **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
... ... @@ -22,8 +22,22 @@
22 22  
23 23  Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
24 24  
25 -Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
25 +== Cas d’usage ==
26 26  
27 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
28 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
29 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
30 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
31 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
32 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
33 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
34 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
35 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
36 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
37 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
38 +
39 +== Récapitulatif ==
40 +
27 27  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 28  **Table​**
29 29  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
... ... @@ -36,7 +36,7 @@
36 36  **Avantages​**
37 37  )))
38 38  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 -**Évènements​**
53 +Évènements​
40 40  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 41  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 42  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -47,7 +47,7 @@
47 47  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 48  )))
49 49  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 -**Biens dans l’évènement​**
64 +Biens dans l’évènement​
51 51  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 52  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 53  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -58,7 +58,7 @@
58 58  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 59  )))
60 60  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 -**Mouvements​**
75 +Mouvements​
62 62  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 63  Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 64  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -69,7 +69,7 @@
69 69  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 70  )))
71 71  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -**Biens dans le mouvement​**
86 +Biens dans le mouvement​
73 73  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 74  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 75  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -79,62 +79,9 @@
79 79  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 80  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 81  )))
82 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
84 84  
85 ->(% class="small" %)**Cas d’usage :**
86 86  
87 ->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88 88  
89 -= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
90 -
91 -Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
92 -
93 -Les principales étapes sont :
94 -
95 -1. (((
96 -**Créer l’évènement**
97 -
98 -* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
99 -)))
100 -1. (((
101 -**Rattacher les œuvres à l’évènement**
102 -
103 -* Sélectionner les biens concernés.
104 -* (((
105 -Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
106 -
107 -* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
108 -* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
109 -)))
110 -)))
111 -1. (((
112 -**Planifier les mouvements**
113 -
114 -* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
115 -* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
116 -)))
117 -1. (((
118 -**Rattacher les œuvres aux mouvements**
119 -
120 -* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
121 -* (((
122 -Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
123 -
124 -* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
125 -* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
126 -)))
127 -)))
128 -1. (((
129 -**Suivre les mouvements et l’évènement**
130 -
131 -* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
132 -* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
133 -* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
134 -)))
135 -
136 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 -
138 138  = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
139 139  
140 140  Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
... ... @@ -142,7 +142,7 @@
142 142  * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
143 143  * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
144 144  
145 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
106 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
146 146  
147 147  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
148 148  
... ... @@ -308,6 +308,49 @@
308 308  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
309 309  )))
310 310  
272 +
273 +
274 += Cycle de gestion d'un évènement =
275 +
276 +Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
277 +
278 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 +
280 +
281 +== Création de l’événement ==
282 +
283 +C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
284 +
285 +(% class="box successmessage" %)
286 +(((
287 +Bonnes pratiques :
288 +
289 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
290 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
291 +)))
292 +
293 +== Rattachement des œuvres ==
294 +
295 +Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
296 +
297 +Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
298 +
299 +* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
300 +* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
301 +
302 +== Planification des mouvements ==
303 +
304 +On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
305 +
306 +== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
307 +
308 +Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
309 +
310 +* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
311 +* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
312 +
313 +
314 +
311 311  
312 312  )))
313 313  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -315,7 +315,7 @@
315 315  (((
316 316  **Sommaire**
317 317  
318 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
322 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
319 319  )))
320 320  
321 321  (% class="box" %)
... ... @@ -322,9 +322,13 @@
322 322  (((
323 323  **Aller plus loin**
324 324  
325 -* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
326 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
329 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage.WebHome]]
327 327  )))
331 +
332 +(% class="box" %)
333 +(((
334 +**Icônes principales**
328 328  )))
336 +)))
329 329  
330 330  
1756124115975-963.png
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