Modifications pour le document Gérer les évènements

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.admin

Contenu

@@ -4,25 +4,29 @@
  (% class="box" %)
  (((
  Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
--Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
--Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
++Il joue un rôle central en :
++
++* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
++* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
++* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
  )))
  (((
--= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
++= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
--Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
--La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
--* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
--* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
--* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
--* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
++* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
++* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
++* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
++* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
--Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
++Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
++Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
--Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
++Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Table**
@@ -82,29 +82,84 @@
  |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
  |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
--== Cas d’usage ==
++>(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
-->(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
++>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
--= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
--Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++(((
++1. **Créer l’évènement**
--Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
--== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++(% start="2" %)
++1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
--Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++* Sélectionner les biens concernés.
++)))
++(((
++(((
++* Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
++* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
++* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
++)))
++)))
++
++(((
++(% start="3" %)
++1. **Planifier les mouvements**
++
++* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
++* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
++)))
++
++(((
++(% start="4" %)
++1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
++
++* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
++
++(((
++* Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
++* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
++* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
++)))
++)))
++
++(((
++(% start="5" %)
++1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
++
++* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
++* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
++* (((
++Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
++)))
++)))
++
++[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++
++Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
++
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
++
++== Points clés de comparaison ==
++
++Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++
  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Critère**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Relocalisation**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement (mouvement en régie)**
++**Évènement + mouvement**
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Objectif principal
@@ -170,7 +170,7 @@
  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
  )))
--== Exemples d'usages ==
++== Exemples d'usages comparé ==
  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
@@ -259,47 +259,6 @@
  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
  )))
--= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
--
--Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
--Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
--
--L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
--
--[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Création de l’événement ==
--
--C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
--* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
--)))
--
--== Rattachement des œuvres ==
--
--Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
--
--Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
--
--* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
--* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
--
--== Planification des mouvements ==
--
--On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
--
--== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
--
--Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
--
--* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
--* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -314,17 +314,8 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les expositions internes>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions internes.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les prêts>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les traitements de conservation et analyse>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les traitements de conservation et d'analyse.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les commissions >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les commissions.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les déménagements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Les déménagements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les évènements internes>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les évènements internes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
++* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
  )))
  )))

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