Dans Flora, un évènement constitue le cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc... Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
Cette structuration en tables interconnectées permet de suivre avec précision chaque étape, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
Que signifie gérer un évènement dans Flora ?
Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un dispositif structurant, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora. La table des évènements définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
Biens dans l’évènement : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
Mouvements : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
Biens dans le mouvement : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
Colis et matériels (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
Table
Rôle principal
Contenu principal
Cas d’usage
Avantages
Évènements
Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
Biens dans l’évènement
Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
Mouvements
Planifier et documenter les déplacements de biens
Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
Biens dans le mouvement
Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
Gestion de matériels scénographiques ou techniques
Complément logistique transverse
Cas d’usage
Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?
Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison
Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
Critère
Relocalisation
Évènement (mouvement en régie)
Objectif principal
Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
Planification
Non (action immédiate)
Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
Suivi de l’historique
Historique des emplacements (table des récolements)
Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
Impact sur l’emplacement du bien
Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
Seule la localisation temporaire est mise à jour
Utilisé pour
Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
Personnes concernées
Gestionnaires de collection, régisseurs
Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
Partage d’information
Limité, peu visible dans les interfaces projets
Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
Exemples d'usages
Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
Situation
Relocalisation
Évènement + Mouvement
Déplacement ponctuel sans formalité
✅ Adaptée, simple, immédiate
❌ Trop lourd, non adapté
Correction d’emplacement
✅ Recommandée pour gestion quotidienne
❌
Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
✅ (sans historisation complexe)
❌
Suivi structuré et documenté d’un déplacement
❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
✅ Suivi via évènement + bordereaux
Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
❌ Non conforme pour traçabilité
✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
Expositions permanentes
⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
✅ Si présence de logistique ou multiples objets
Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
❌ Non adapté à la gestion collaborative
✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
Traitement de conservation / restauration / analyse
❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
Mise à disposition sur place (consultation interne)
✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
Chantier des collections / Post-récolement
❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré. Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
Schéma du cycle de gestion d'un évènement
Création de l’événement
C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
Bonnes pratiques :
Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
Rattachement des œuvres
Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
Planification des mouvements
On crée ensuite une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
Rattachement des œuvres aux mouvements
Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
