Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,7 +12,7 @@
12	12	(((
13	13	= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
14	14
15		-Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
	15	+Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
16	16	La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17	17
18	18	* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
...	...	@@ -82,10 +82,59 @@
82	82	|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83	83	|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
84	84
85		-== Cas d’usage ==
	85	+>(% class="small" %)**Cas d’usage :**
86	86
87		->(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
	87	+>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88	88
	89	+= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
	90	+
	91	+Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
	92	+
	93	+Les principales étapes sont :
	94	+
	95	+1. (((
	96	+**Créer l’évènement**
	97	+
	98	+* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
	99	+)))
	100	+1. (((
	101	+**Rattacher les œuvres à l’évènement**
	102	+
	103	+* Sélectionner les biens concernés.
	104	+* (((
	105	+Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
	106	+
	107	+* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
	108	+* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
	109	+)))
	110	+)))
	111	+1. (((
	112	+**Planifier les mouvements**
	113	+
	114	+* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
	115	+* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
	116	+)))
	117	+1. (((
	118	+**Rattacher les œuvres aux mouvements**
	119	+
	120	+* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
	121	+* (((
	122	+Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
	123	+
	124	+* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
	125	+* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
	126	+)))
	127	+)))
	128	+1. (((
	129	+**Suivre les mouvements et l’évènement**
	130	+
	131	+* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
	132	+* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
	133	+* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
	134	+)))
	135	+
	136	+[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	137	+
89	89	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
90	90
91	91	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
...	...	@@ -93,7 +93,7 @@
93	93	* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
94	94	* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
95	95
96		-Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
	145	+Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
97	97
98	98	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
99	99
...	...	@@ -259,47 +259,6 @@
259	259	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
260	260	)))
261	261
262		-= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
263		-
264		-Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
265		-Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
266		-
267		-L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
268		-
269		-[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270		-
271		-== Création de l’événement ==
272		-
273		-C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
274		-
275		-(% class="box successmessage" %)
276		-(((
277		-Bonnes pratiques :
278		-
279		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
280		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
281		-)))
282		-
283		-== Rattachement des œuvres ==
284		-
285		-Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
286		-
287		-Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
288		-
289		-* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
290		-* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
291		-
292		-== Planification des mouvements ==
293		-
294		-On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
295		-
296		-== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
297		-
298		-Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
299		-
300		-* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
301		-* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
302		-
303	303
304	304	)))
305	305	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -314,17 +314,8 @@
314	314	(((
315	315	**Aller plus loin**
316	316
317		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
318		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
319		-* [[Gérer les expositions internes>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions internes.WebHome||target="_blank"]]
320		-* [[Gérer les prêts>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
321		-* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
322		-* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
323		-* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
324		-* [[Gérer les traitements de conservation et analyse>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les traitements de conservation et d'analyse.WebHome||target="_blank"]]
325		-* [[Gérer les commissions >>doc:.Gérer les commissions.WebHome||target="_blank"]]
326		-* [[Gérer les déménagements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Les déménagements.WebHome||target="_blank"]]
327		-* [[Gérer les évènements internes>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les évènements internes.WebHome||target="_blank"]]
	325	+* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
	326	+* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
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